"Wir sind der Meinung, dass AZURO office intuitiv zu bedienen ist. Trotzdem kann sich bei der Anwendung die ein oder andere Detailfrage ergeben."
Auf dieser Seite finden Sie die Fragen und Antworten zur Bedienung von AZURO office. Falls Sie jedoch lieber eine Einführung per Video-Tutorial sehen möchten:
In AZURO 6 haben wir die intelligente Schnellsuche eingeführt, ein absolutes Alleinstellungsmerkmal von AZURO, das Seinesgleichen sucht! Damit können Sie nicht nur blitzschnell Daten finden, sondern sogar mit AZURO sprechen, ähnlich wie mit Siri.
AZURO zeigt Ihnen dabei farblich an, welche Begriffe erkannt (grün) und welche ausgeschlossen (rot) werden, und welche Zeiträume dabei umfasst werden (blau).
Klicken Sie im jeweiligen Modul auf den Suchen-Button oder drücken Sie command-F auf Ihrer Tastatur (STRG-F unter Windows). Geben Sie nun Suchbegriffe ein oder klicken Sie auf das Mikrofonsymbol im Suchfenster, um Suchbegriffe zu diktieren (nur unter macOS).
Sagen Sie z.B. im Rechnungsmodul folgendes:
“2020” – zeigt alle Rechnungen aus dem Jahr 2020
“aktuelles Jahr” – zeigt alle Rechnungen des aktuellen Jahres
“letztes Jahr” – zeigt alle Rechnungen des letzten Jahres
“vorletztes Jahr” – zeigt alle Rechnungen des vorletzten Jahres
“Januar 2019” – zeigt die Rechnungen vom Januar 2019
“dieser Monat” – zeigt alle Rechnungen des aktuellen Monats
“letzter Monat” – zeigt alle Rechnungen des vorigen Monats
“vorletzter Monat” – zeigt alle Rechnungen des vorletzten Monats
“diese Woche” – zeigt alle Rechnungen dieser Woche
“letzte Woche” – zeigt alle Rechnungen der letzten Woche
“vorletzte Woche” – zeigt alle Rechnungen von vorletzter Woche
“heute” – zeigt alle Rechnungen von heute
“gestern” – zeigt alle Rechnungen des Vortages
“vorgestern” – zeigt alle Rechnungen von vorgestern
Diese Suchbegriffe lassen sich noch mit weiteren Suchbegriffen kombinieren: “dieses Jahr AZURO” zeigt uns zum Beispiel alle diesjährigen Umsätze mit unserer Software AZURO an (sofern “AZURO" in der Betreffzeile steht). Ändern wir das Wort “dieses” in “letztes”, dann sehen wir blitzschnell einen Vergleich zwischen den beiden Jahren.
"letztes Jahr Müller” zeigt hingegen alle Rechnungen von Herrn Müller aus dem letzten Jahr an.
Übergreifende Suche:
Ab AZURO 7.2.4 werden in Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung auch Suchbegriffe gefunden, die in den Felder "Liste 1", "Liste 2" oder "Liste 3" im Adressmodul angekreuzt wurden.
Praktisches Beispiel:
Geben Sie "Künstlersozialkasse 2022" in der Schnellsuche im Rechnungsmodul ein, um die Rechnungen aller Kunden aus dem Jahr 2022 zu finden, bei denen Sie zuvor "Künstlersozialkasse" * im Adressmodul angekreuzt hatten
*Hinweis: das Stichwort "Künstlersozialkasse" dient hier nur als Beispiel. Es muss erst von Ihnen angelegt werden und ist nicht standardmäßig in AZURO angelegt..
Interessant wird es dann, wenn Sie bei der Suche diverse Begriffe ausschließen möchten. Die intelligente Schnellsuche in AZURO erkennt dies, sobald Sie die Schlüsselworte "ohne" bzw. "außer" verwenden.
Beispiel:
Sagen Sie (oder geben Sie ein):
"letztes Jahr schmidt ohne hamburg" – zeigt alle Daten mit dem Namen Schmidt, jedoch keine aus Hamburg.
"letzte woche ohne Ausland" – zeigt alle Daten von letzter Woche im Inland an (je nach Standort).
"Kunden dieses Jahr" – zeigt im Adressmodul alle Neukunden des aktuellen Jahres an
"Umsatz 2018 mit Flyer" - zeigt im Rechnungsmodul alle Rechnungen aus 2018 an, die das Wort "Flyer" in der Betreffzeile haben
"alle Rechnungen ausser Consulting von 2019" – zeigt im Rechnungsmodul alle Rechnungen an, die nicht das Wort "Consulting" in der Betreffzeile haben.
"Hamburg aber nur Kunden ohne Werbeagenturen" – zeigt im Adressmodul alle Kunden aus Hamburg an, schließt jedoch Werbeagenturen aus.
Mit der gezielten Suche finden Sie exakt die Daten, die Sie suchen! Vor allem, wenn es sich um komplexe Suchabfragen handelt.
Klicken Sie zuerst auf den Suchen Button und anschließend auf den Button "gezielte Suche...". Wahlweise können Sie auch direkt die Tastenkombination "Umschalttaste-command-F" auf der Tastatur drücken ("Umschalttaste-STRG-F" unter Windows"). Die Umschalttaste finden Sie übrigens links neben der A-Taste.
Im gelben Suchenmodus können Sie nun in jedem Feld gezielt Daten eingeben, z.B.
"Müller" im Feld "Nachname" – findet alle mit dem Wort "Müller" in Nachnamen, auch Müller-Lüdenscheidt
"Schmi" im Feld "Nachname" – findet alle mit der Nachnamenskombination "Schmi", z.B. Schmidt, Schmitt oder Schmied
"1.5.2020" in einem Datumsfeld – findet alle Daten vom 1. Mai 2020
"5.2020" in einem Datumsfeld – findet alle Daten vom Mai 2020
"2020" in einem Datumsfeld – findet alle Daten aus dem Jahr 2020
"1.1.2020...15.1.2020" in einem Datumsfeld – findet alle Daten vom 1.1.2020 bis 15.1.2020
">1.1.2020" in einem Datumfeld – findet alle Daten nach dem 1.1.2020
">=1.1.2020" in einem Datumfeld – findet alle Daten einschließlich dem 1.1.2020
">500" in einem Zahlenfeld – findet alle Daten, die in diesem Feld größer sind als 500
">=500" in einem Zahlenfeld – findet alle Daten, die in diesem Feld 500 oder mehr enthalten
"<500" in einem Zahlenfeld – findet alle Daten, die in diesem Feld kleiner sind als 500
"<=500" in einem Zahlenfeld – findet alle Daten, die in diesem Feld 500 oder weniger enthalten
All diese Suchbegriffe lassen sich natürlich kombinieren: z.B. Adresse "Schmi" und Datum "2020" findet alle Rechnungen aus dem Jahr 2020, welche die Buchstabenkombination "Schmi" in der Adresse haben.
Klicken Sie im Modul "ADRESSEN" auf den Knopf "neu". Anschließend werden Sie vom Programm gefragt, ob Sie einen neuen Ansprechpartner zu der aktuell aufgerufenen Firma anlegen möchten oder einen völlig neuen Kontakt.
Nein. Wenn Sie beispielsweise die Firmen- und die Privatadresse einer Person anlegen möchten, so müssen Sie die jeweilige Person 2 mal anlegen.
Ja. Klicken Sie einfach auf den Button "neu" im Adressmodul und wähle Sie anschließend "neuen Ansprechpartner".
AZURO fasst alle Ansprechpartner zu einer Firma zusammen, die dieselbe Firmennummer haben. Alle "Firmendaten" (linker Fensterbereich im Adressmodul) sind hierbei zentral gespeichert und beziehen sich somit auf alle Ansprechpartner gleichermaßen. Individuell sind nur die persönlichen Daten des Ansprechpartners (im rechten Fensterbereich).
Ändert man also z.B. die Straße eines Ansprechpartners ab, so wirkt sich diese Änderung automatisch auf alle Ansprechpartner dieser Firma aus.
Die jeweils erste Adresse, die für eine Firma angelegt wird ist die Stammadresse. Sie beinhaltet (für den Benutzer unsichtbar) die eigentlichen Firmen-Daten für alle anderen Ansprechpartner. Eine Stammadresse mit weiteren Ansprechpartnern ist deshalb auch nicht löschbar, da sonst alle übrigen Ansprechpartner ihre Stammdaten verlieren würden.
Beim Anlegen eines neuen Angebots oder einer Rechnung an einen Kunden mit Liefersperre werden Sie lediglich automatisch gewarnt. Sie können diese Warnung jedoch übergehen und trotzdem das Angebot oder die Rechnung erstellen.
Sie können dieses Feld übrigens auch dazu nutzen, um sich während der Rechnungserstellung an besondere Kundenhinweise wie z.B. "10% Rabatt" erinnern zu lassen.
Mit "Stichworten" (vormals "Arbeitsmerker") können Sie alle (!) aufgerufenen Personen mit einem Begriff versehen, wie z.B. "Messebesucher" oder "nochmal nachhaken". Die so gekennzeichneten Personen können Sie jederzeit ganz leicht aufrufen, indem Sie auf "suchen" klicken und den entsprechenden Merker ankreuzen (anschließend "Return-Taste" drücken).
Zum Eintragen/Löschen des Stichwortes klicken Sie auf den kleinen "+" oder "-" Button, wählen einen vorhandenen Begriff aus der Liste (oder tragen einen neuen Begriff ein) und klicken anschließend auf "eintragen" oder "entfernen". ACHTUNG: Diese Aktion wirkt sich auf ALLE aufgerufenen Adressen aus. Wenn Sie nur einzelne Adressen kennzeichnen möchten, so setzen oder entfernen Sie das Stichwort-Kreuzchen bitte manuell.
Schauen Sioe sich hierzu am besten auch einmal unser Anleitungsvideo zum Thema "Stichworte und Wertelisten" an.
Die Firmenhistorie ist die zentrale Schaltstelle, sozusagen "das Herz" von AZURO. Hier sehen Sie nicht nur alle Vorgänge einer Firma (also aller Ansprechpartner!) chronologisch sortiert. Hier können Sie auch mit nur einem Klick zum jeweiligen Vorgang springen und neue Briefe, Projekte, Rechnungen usw. anlegen.
Um nur Vorgänge einer bestimmten Art anzuzeigen (z.B. nur Rechnungen) klicken Sie bitte unten auf den Button "Alle" und wählen Sie die gewünschte Vorgangsart.
Sie können entweder einen neuen Brief in AZURO anlegen und diesen als Email verschicken oder eine "direkte E-Mail" verschicken:
1. Brief als E-Mail
- Klicken Sie im Reiter "Historie" auf das Plus-Symbol um einen neuen Vorgang zu erstellen und wählen Sie "Brief".
- Schreiben Sie in dem neu erstellten Briefdokument Ihren Brieftext.
- Klicken Sie oben links im Briefmodul auf den Button "E-Mail"
Hierzu muss in Ihrem E-Mail-Programm (z.B. Outlook) ein entsprechendes Konto eingerichtet sein, da der Versand nicht von AZURO selbst erfolgt, sondern die Daten nur an Ihr E-Mail-Programm übergeben werden.
Der Vorteil: Ihre Korrespondenz bleibt doppelt gespeichert einmal in AZURO (verknüpft mit der jeweiligen Adresse) und einmal in Ihrem gewohnten E-Mail-Programm.
2. Eine "direkte" E-Mail schreiben,
Klicken Sie hierzu einfach auf das "gehe zu"-Symbol neben der E-Mailadresse (im Modul "ADRESSE"). Beantworten Sie anschließend den Dialog mit "direkt".
Suchen Sie zuerst die gewünschte(n) Adresse(n) und klicken Sie dann auf den Button "Drucken". Sie gelangen dann zu einem Menü, in dem Sie das gewünschte Druckerzeugnis auswählen können.
AZURO enthält ein vollwertiges CRM-System, mit dem Sie Telefonnummern im Adressmodul direkt über Ihre Fritz!Box anrufen können. Hierzu sind folgende Schritte notwendig:
1. Anlegen eines Fritz!Box Benutzers in der Fritz!Box
Öffnen Sie Ihre Fritz!Box Bedienoberfläche, indem Sie "fritz.box" in die Adresszeile Ihres Browsers (Safari, Chrome, o.ä.) eingeben. Loggen Sie sich anschließend mit Ihrem Fritz!Box Passwort ein.
Wählen Sie anschließend den Menübefehl "System/Fritz!Box-Benutzer" und klicken Sie auf "Benutzer hinzufügen".
Geben Sie den Namen und das gewünschte Passwort Ihres neuen Benutzers ein und klicken Sie auf "übernehmen".
2. Wählhilfe aktivieren
Gehen Sie in das Menü "Telefonie/Anrufe", klicken Sie auf den Reiter "Wählhilfe" und aktivieren Sie die Wählhilfe. Klicken Sie anschließend auf "Übernehmen".
3. Zugriff für Anwendungen aktivieren
Gehen Sie in das Menü "Heimnetz/Netzwerk", klicken Sie auf den Reiter "Netzwerkeinstellungen". Klicken Sie auf "weitere Einstellungen" und aktivieren Sie "Zugriff für Anwendungen zulassen". Klicken Sie anschließend auf "Übernehmen".
4. Fritz!Box Zugangsdaten in AZURO eintragen
Gehen Sie in AZURO in das Modul "Einstell./Administrator" und geben Sie dort den Namen und das Passwort Ihres zuvor angelegten Fritz!Box-Benutzers ein. Anschließend können Sie Telefonnummern im Adressmodul durch einen Klick auf den Pfeil neben der Telefonnummer über die Fritz!Box wählen.
Es gibt 2 Möglichkeiten einen neuen Brief anzulegen:
1. aus dem Adressmodul heraus
Suchen Sie im Adressmodul die von Ihnen gewünschte Person/Firma (sollte diese noch nicht erfasst sein, so legen Sie diese bitte an). Anschließend klicken Sie im Adressmodul unter "Hostorie" auf den kleinen Plus-Button zur Erstellung eines neuen Vorganges und wählen Sie "Brief".
2. aus dem Briefmodul heraus
Klicken Sie im Briefmodul oben rechts auf den Button "neu" um einen neuen leeren Brief anzulegen. Klicken Sie anschließend im Feld "Anschrift" auf das Dreieck nach unten um die Kontakt-Auswahlliste aufzuklappen. Geben Sie hier Teile der Firma oder des Ansprechpartners ein und drücken Sie die "Eingabe-Taste". AZURO fügt darauf hin automatisch die passende Anschrift ein.
Sie können entweder einen neuen Brief in AZURO anlegen und diesen als Email verschicken oder eine "direkte E-Mail" verschicken:
1. Brief als E-Mail
- Klicken Sie im Reiter "Historie" auf das Plus-Symbol um einen neuen Vorgang zu erstellen und wählen Sie "Brief".
- Schreiben Sie in dem neu erstellten Briefdokument Ihren Brieftext.
- Klicken Sie oben links im Briefmodul auf den Button "E-Mail"
Hierzu muss in Ihrem E-Mail-Programm (z.B. Outlook) ein entsprechendes Konto eingerichtet sein, da der Versand nicht von AZURO selbst erfolgt, sondern die Daten nur an Ihr E-Mail-Programm übergeben werden.
Der Vorteil: Ihre Korrespondenz bleibt doppelt gespeichert einmal in AZURO (verknüpft mit der jeweiligen Adresse) und einmal in Ihrem gewohnten E-Mail-Programm.
2. Eine "direkte" E-Mail schreiben,
Klicken Sie hierzu einfach auf das "gehe zu"-Symbol neben der E-Mailadresse (im Modul "ADRESSE"). Beantworten Sie anschließend den Dialog mit "direkt".
- Rufen Sie im Adressmodul alle Adressen auf, an die sie den Serienbrief schicken möchten (Tipp: benutzen Sie hierzu am besten Arbeitsmerker, um die Adressen vorzusortieren).
- Wechseln Sie ins Modul "BRIEFE" und legen einen neuen Brief an
- Klicken Sie oben links auf "Serienbrief" und bestätigen Sie die Hinweismeldung
- Geben Sie Ihrem Serienbrief im nun folgenden Fenster einen eindeutigen Namen
- Nun können Sie noch einmal den Ausdruck am Bildschirm kontrollieren. Klicken Sie auf "fortsetzen" oder drücken Sie die Eingabetaste auf der Tastatur um in den Druckdialog zu gelangen. Hier können Sie den Druck starten oder abbrechen.
Hinweis: In Ihrem Serienbrief erscheint automatisch die in den "EINSTELLUNGEN" hinterlegte Unterschrift. Alles was nach der Unterschrift erscheinen soll, also z.B. Name oder "PS" schreiben Sie bitte in das Feld "Text nach Unterschrift" ganz unten.
Tipp: mit dem Dreieck-Button links neben dem Feld Anschrift rufen Sie mit einem Klick alle Adressen auf, an die der Serienbrief geschickt wurde.
Im Menü "Format" finden Sie alle Funktionen, um Ihren Text durch Schriftarten, -größe, -stile usw. ansprechender zu formatieren. Markieren Sie einfach den jeweiligen Abschnitt und wählen Sie dann das gewünschte Attribut.
Absatzformatierung
Wenn Sie einen Absatz einrücken möchten, dann wählen Sie bitte zuerst im Menü "Ablage" den Punkt "Lineal". Markieren Sie danach den gewünschten Absatz und verschieben Sie anschließend die kleinen Dreiecke im Textlineal an die gewünschte Position (ähnlich wie in Microsoft Word). Das untere Dreieck symbolisiert den Einzug des gesamten Absatzes, das obere Dreieck steht für den Einzug der ersten Zeile.
Verwendung von Tabulatoren
Lesen Sie hierzu bitte den nächsten Abschnitt.
Setzen von Tabulatoren
Zum Setzen von Tabulatoren markieren Sie den betreffenden Absatz und klicken Sie an der gewünschten Stelle oben ins Textlineal. Durch einen Doppelklick auf den so gesetzten Tabulator können Sie diesen nachträglich noch ändern in rechts- oder links-bündig, bzw. zentriert oder ausgerichtet an Punkt oder Komma.
Ausrichtung an Tabulatoren
Da die Tabulator-Taste in AZURO dazu dient, ins jeweils nächste Feld zu gelangen, muss eine andere Tastenkombination herhalten, um einen Tabulator "anzuspringen":
PC: drücken Sie die "alt"-Taste und die TAB-Taste gleichzeitig
Mac: drücken Sie die alt-Taste und die TAB-Taste gleichzeitig
Mit dem kleinen Stift-Symbol neben rechts neben dem Textfenster blenden Sie Ihre Textbausteine ein. Hier haben Sie 2 Möglichkeiten:
a.) Sie können den aktuellen Text bzw. den markierten Text für spätere Wiederverwendung als neuen Textbausteine hinterlegen. Klicken Sie hierzu auf "neu" im Fensterkopf und geben Sie Ihrem Text eine eindeutige Bezeichnung, um ihn später schnell wieder zu finden.
b.) Sie können einen bereits hinterlegten Textbaustein in Ihren aktuellen Brief übernehmen. Der ausgewählte Textbausteine wird entweder an der aktuellen Cursorposition eingefügt oder ersetzt den von Ihnen markierten Textausschnitt.
Mit dem Modul "PROJEKTE" können Sie 2 Dinge tun:
1. Informationen zentral sammeln
Wenn Informationen nicht nur einem einzigen Kontakt zugeordnet werden können, dann empfiehlt es sich, anstatt einem Vorgang in der Historie ein Projekt anzulegen, und die übrigen Kontakte als "beteiligte Firmen" hinzuzufügen. So haben Sie von allen beteiligten Firmen aus schnell Zugriff auf die gespeicherten Informationen.
Beispiel: Ein neuer Katalog soll erstellt werden und alle Infos hierzu sollen sowohl beim Kunden, als auch bei der ausführenden Druckerei, dem Fotografen und dem externen Grafiker hinterlegt werden.
2. Aufwand kalkulieren und überwachen
Erfassen Sie in den Projektvorgängen alle Einzelschritte eines Projektes vom Start bis zum Abschluss inkl. deren zeitlicher oder kostenmäßigem Aufwand (Soll). Weisen Sie die Aufgaben einem Mitarbeiter zu, der diese automatisch auf seiner To-do Liste erhält. Wie lange tatsächlich für eine Aufgabe benötigt wurde (Ist) wird durch die automatische Zeiterfassung ermittelt oder von Hand eingegeben.
Vorgänge, die nur eine einzige Adresse betreffen (z.B. Telefonate, Besuche o.ä.) erfassen sie am besten als Vorgang in der "Historie" im Adressmodul. Sobald jedoch mehrere Firmen oder Personen an einem Projekt beteiligt sind empfiehlt es sich, die Daten in einem gemeinsamen Projekt zu erfassen. So können Sie von jeder beteiligten Adresse aus schnell in das verknüpfte Projekt wechseln.
Im Grunde ist alles dasselbe. Projektvorgänge, Tätigkeiten oder Jobs sind synonym zu verwenden. So lange diese nicht als "erledigt" gekennzeichnet wurden, sind sie auch Aufgaben und erscheinen somit auf der To-do Liste des Mitarbeiters.
Alle Tätigkeiten sind im Modul "Jobs" gespeichert und können dort unabhängig vom zugeordneten Projekt aufgerufen werden. Auf diese Weise können z.B Jobs eines Mitarbeiters in einem bestimmten Zeitraum angezeigt werden.
Mitarbeiter, die im Feld "Beteiligte Mitarbeiter" angekreuzt sind erhalten dieses Projekt automatisch auf Ihrer Liste unerledigter Projekte im Dahboard oder durch Klick auf den Button "unerledigt". Und zwar so lange, bis der Mitarbeiter das Projekt für sich als "erledigt" markiert. Das Projekt bleibt dadurch jedoch weiterhin für andere beteiligten Mitarbeiter "unerledigt".
Aufgaben festlegen
Legen Sie im Reiter "Vorgänge" für jede Aufgabe einen Job (=Projektvorgang) an und weisen Sie diesen einem Mitabeiter zu. Für jeden Job können Sie den geplanten Zeit- oder Kostenaufwand als Soll-Vorgabe eintragen.
Milestones festlegen
Um ein Projekt übersichtlicher zu machen können Sie einzelne Jobs als "Milestone" (=Projektphasen) kennzeichnen, um die nachfolgenden Jobs zusammenzufassen. Erstellen Sie hierzu einen neuen Job im Reiter "Vorgänge" und klicken Sie anschließend auf das runde Symbol in der Spalte "Info" um das Popover-Fenster mit den weiteren Optionen zu öffnen.
Die Zuordnung der Jobs zu den Milestones erfolgt mittels Drag & Drop. Ziehen Sie hierzu einfach einen Job nach oben oder unten und lassen sie diesen an der gewünschten Position los. Bitte beachten Sie: die Drag Drop Funktion ist nur verfügbar, wenn die Vorgänge nach "Tatigkeit/Job" sortiert sind.
Mitarbeiter können entweder selbstständig Projektvorgänge anlegen oder bekommen vom Projektleiter bestehende Jobs als Aufgabe zugewiesen. Duch Klicken des Zeiterfassungs-Buttons kann der Mitarbeiter die benötigte Zeit für einen Job tracken. Die Zeiterfassung kann jederzeit angehalten und wieder fortgesetzt werden.
Die benötigte Zeit kann übrigens auch manuell eingetragen werden. Erkenntlich sind manuelle Zeit-Eintragungen an der kursiven Schrift.
Nach erfolgreichem Abschluss einer Aufgabe markiert der Mitarbeiter den Job als "erledigt", damit dieser von der To-do Liste verschwindet.
Projekt abrechnen
Klicken Sie entweder auf den Button "weiter..." und wählen Sie "Rechnung schreiben" oder in der Projektübersicht auf den Aufklappbereich "Rechnungen" und erstellen dort mit dem Plus-Button eine neue Rechnung.
Vorgänge auswählen und zusammenfassen
In der anschließenden Job-Übersicht können Sie Vorgänge, die Sie noch nicht berechnen möchten ausblenden. Die zu berechnenden Vorgänge können Sie nach bestimmten Kriterien sortieren und dadurch Vorgänge zusammenfassen, um wahlweise:
a.) eine Rechnungsposition pro Milestone
b.) eine Rechnungsposition pro Tätigkeits-Art
c.) eine Rechnungsposition pro Vorgang
zu erzeugen.
Soll- oder Ist-Werte verwenden
Legen Sie mit dem Button unten fest, ob Sie dem Kunden die ursprünglich geplanten Werte (Soll) oder die tatsächlichen Werte (Ist) weiterberechnen möchten.
Beispiel:
Ein Projekt mit 2 Milestones, 3 verschiedenen Job-Arten und 6 einzelnen Jobs soll abgerechnet werden.
Die Abrechnung nach “Milestones" ergibt 2 Rechnungspositionen:
Die Abrechnung nach “Art” ergibt 3 Rechnungspositionen:
Die Abrechnung nach “Datum, Stunden oder Kosten” ergibt 6 Rechnungspositionen:
Jobs eines Projektes auswerten
Wenn Sie in einem Projekt auf das kleine Dreieck neben einem Job klicken gelangen Sie ins Job-Modul. Dort wird nicht nur dieser Job, sondern alle Jobs des Projektes angezeigt. In der Listenansicht können Sie die Jobs nach verschiedenen Kriterien sortieren. So erhalten Sie z.B. Informationen über die Dauer und die Kosten pro Mitarbeiter, Art oder Datum.
Jobs mehrerer Projekte auswerten
Über eine gezielte Suche im Jobmodul können Sie sich ganz bestimmte Jobs anzeigen lassen, z.B. die Jobs von Mitarbeiter "Müller" im Monat Mai oder alle Jobs vom Typ "Layout". Duch Sortierung der gefundenen Jobs erhalten Sie Erkenntnisse über die Dauer und Kosten je Mitarbeiter, Art, Datum oder Projekt.
Nein. Sie können die Positionen auf Ihren Angeboten und Rechnungen auch manuell eingeben.
Wenn Sie allerdings oft dieselben Artikel oder Dienstleistungen anbieten, so lohnt es sich, diese im Artikelstamm zu hinterlegen, um bequem darauf zugreifen zu können.
Im Modul "EINSTELLUNGEN" können Sie unter "VORGABEN" Ihren eigenen Nummernkreis für die Artikelnummer vergeben
Ganz wie Sie möchten. Wenn Sie an Geschäftskunden verkaufen, dann geben Sie am Besten "glatte" Netto-Preise ein. Bei Endverbrauchern hingegen sehen runde Brutto-Preise besser aus.
Hinweis: Beachten Sie bitte, dass bei Anklicken des Feldes "VK-Preis (netto)" der bishere Netto- und Brutto-Preis gelöscht wird
Die Mehrwertsteuersätze sind im Modul "EINSTELLUNGEN" bei den "VORGABEN" hinterlegt. Hier können Sie für alle zukünftigen Artikel neue Mehrwertsteuersätze vorgeben.
Ab AZURO Version 6.3: Gehen Sie in das Modul "EINSTELL./VORGABEN" und ändern Sie dort den MwSt. Satz. AZURO prüft dann, ob noch weitere Artikel mit dem alten MwSt. Satz vorliegen und ändert diese für Sie auf Wunsch.
Wahlweise können Sie auch im Modul "ARTIKEL" den Menübefehl "Datensätze/Mehrwertsteuer Änderung" aus dem Hauptmenü ganz oben wählen. Dieser Befehl wirkt sich jedoch nur auf das Artikelmodul aus, nicht auf die Vorgaben in den EINSTELLUNGEN
AZURO Version 6.2 und älter: Gehen Sie in das Modul "EINSTELL./VORGABEN" und ändern Sie dort den MwSt. Satz. Gehen Sie anschließend in das Modul "ARTIKEL" und korrigieren Sie den jeweiligen Mehrwerststeuersatz für jeden Artikel einzeln von Hand.
Hinweis: Bereits erstellte Angebote, Aufträge, Lieferscheine oder Rechnungen bleiben hiervon natürlich unberührt.
1. Erstellen Sie ein neues Dokument (Angebot, Auftrag, Lieferschein oder Rechnung)
Dies kann auf 2 Arten geschehen:
a.) Ein völlig neues Dokument erstellen
Ein neues Dokument erstellen Sie entweder direkt aus dem ADRESSEN-Modul in der "Historie" oder Sie klicken im jeweiligen Modul (ANGEBOT, AUFTRAG, LIEFERS., oder RECHN.) oben rechts auf den Button "neu".
b.) Ein bestehendes Dokument umwandeln
Um z.B. aus einem Angebot einen Auftrag oder aus einem Auftrag eine Rechnung zu erstellen klicken Sie bitte oben links auf den Button "weiter..." und wählen Sie das gewünschte Dokument. Das daraufhin erzeugte Dokument können Sie anschließend noch abändern.
2. Fügen Sie die Anschrift hinzu
Klicken Sie im Feld "Anschrift" auf das Dreieck nach unten um die Kontakt-Auswahlliste aufzuklappen. Geben Sie hier Teile der Firma oder des Ansprechpartners ein und drücken Sie die "Eingabe-Taste". AZURO fügt darauf hin automatisch die passende Anschrift ein.
3. Fügen Sie Artikel-Positionen aus Artikelstamm hinzu
Hierzu gibt es 3 Möglichkeiten:
a.) Klicken Sie auf das kleine Plus-Symbol links neben dem Wort "Pos." und geben Sie den gesuchten Artikel oder die Artikelnummer ein. Klicken Sie anschließend auf den gewünschten Artikel, um ihn hinzuzufügen.
b.) Klicken Sie in der untersten, leeren Positionszeile auf das Dreieck nach unten, um die Auswahlliste aller Artikel aufzurufen. Geben Sie die ersten Buchstaben des Artikels ein, um die Liste einzuschränken und wählen Sie dann den passenden Artikel aus der Liste aus.
c.) Geben Si n der untersten, leeren Positionszeile direkt eine Artikelnummer ein.
4. Legen Sie Preis und Stückzahl fest
Mit det TAB-Taste springen Sie zum jeweils nächsten Feld und fügen so nach und nach den Beschreibungstext, die Menge, Stückzahl usw. ein.
Im Reiter "TEXTE" haben Sie die Möglichkeit, einen individuellen Einleitungs- und Schlusstext zu verfassen, der vor bzw. nach den Positionen erscheint. Standardmäßig stehen hier die Texte, die Sie in den "EINSTELLUNGEN" unter "VORGABEN" hinterlegt haben.
Sie können einen Rabatt auf 2 Arten gewähren:
1. Artikelrabatt
Tragen Sie bei der gewünschten Position im Feld "Rab." den Rabatt in Prozent ein (ohne "%"), den Sie auf diesen Artikel geben möchten.
2. Pauschalrabatt
Tragen Sie unten links in das Feld "Rabatt" dden Rabatt in Prozent (ohne "%") ein, die Sie zusätzlich auf das gesamte Angebot, den Auftrag oder die Rechnung gewähren.
Um z.B. aus einem Angebot einen Auftrag oder aus einem Auftrag eine Rechnung zu erstellen gibt es zwei Möglichkeiten:
a.) Klicken Sie links oben auf den Button "weiter..." und wählen Sie das gewünschte Dokumen oder
b.) klicken Sie rechts oben in der Dokumentenhistorie auf den jeweiligen "+" Button.
Das daraufhin erzeugte Dokument können Sie anschließend noch abändern oder ergänzen.
In der Dokumentenhistorie können Sie nachvollziehen, welchen Ursprung ein Dokument hat und was später daraus geworden ist. Mit den ">" Buttons können Sie schnell zwischen zusammengehörigen Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen hin und her springen.
Wenn Sie aus einem Lieferschein oder einem Auftrag eine Rechnung erstellen schlägt Ihnen AZURO automatisch eine Sammelrechnung vor, sofern mehrere unbezahlte Lieferscheine/Aufträge an diesen Adressaten vorliegen. Sie können dann auswählen, welche Lieferscheine/Aufträge in die Rechnung aufgenommen werden sollen.
Im ADRESSEN-Modul haben Sie unter "WEITERE DATEN" die Möglichkeit, eine separate Liefer- und Rechnungsadresse für eine Firma zu hinterlegen. Sind die se Felder leer, wird automatisch die Straßenadresse übernommen.
Rechnungskorrektur
Sobald die Gesamtsumme einer Rechnung negativ ist wird sie automatisch zu einer Rechnungskorrektur (früher noch als "Gutschrift" bezeichnet). Sie erkennen dies an den roten Zahlen und an der Bezeichnung "Rechnungskorr." über dem Datum.
Um eine Rechnungskorrektur zu einer bestehenden Rechnung zu schreiben rufen Sie die Rechnung auf und wählen Sie den Menübefehl "Datensätze/Rechnungskorrektur erstellen". Dann erzeugt AZURO eine passende Gegenrechnung mit gleichem (Negativ-) Betrag und setzt die Rechnung auf "bezahlt". Zudem wird in den internen Notizen ein Vermerk hinterlegt, wie diese Rechnung beglichen wurde.
Gutschrift
Um eine Gutschrift im Sinne einer Provisionsabrechnung zu erstellen klicken Sie bitte auf das Wort "Rechnung" neben der Rechnungsnummer und ändern Sie die Bezeichnung in "Gutschrift". Tragen Sie danach alle Positionen mit negativen Einzelpreisen ein, sofern von AZURO nicht ohnehin so vorgegeben.
Um eine Abschlagsrechnung zu erstellen gehen Sie folgendermaßen vor:
- generieren Sie eine Rechnung aus dem Angebot/Auftrag
- löschen Sie alle Positionen dieser Rechnung
- erstellen Sie eine neue Position "Anzahlung" oder "Teilzahlung gemäß ANG Nr. XY" mit dem entsprechenden Betrag
Eine Schlussrechnung erstellen Sie dann wie folgt:
- generieren Sie eine weitere Rechnung aus dem Angebot/Auftrag
- belassen Sie alle Positionen des Angebotes/Auftrages in der Rechnung
-erstellen Sie eine zusätzliche Position "Anzahlung" oder "Teilzahlung von (DATUM DER TEILRECHNUNG)" ein mit dem entsprechenden MINUS Betrag aus der Teilrechnung
Was ist eine Proforma Rechnung?
Eine Proformarechnung ist eigentlich in dem Sinn keine echte Rechnung. Sie ist vielmehr ein Beleg, der den Empfänger jedoch nicht zu einer Zahlung auffordert. Die Proformarechnung kommt meistens bei Exportgeschäften mit nicht EU-Ländern zum Einsatz und ermöglicht es, kostenlos Ware zu einem Geschäftspartner zu senden. weitere Infos
Wo finde ich in AZURO Proforma Rechnungen?
Da Proforma Rechnungen keine Zahlungen nach sich ziehen, haben wir sie komplett vom Rechnungsmodul getrennt. Wir haben diese vielmehr im Modul "Auftrag" eingegliedert.
Wie kann ich eine Proforma Rechnung erstellen?
Um eine Proformarechnung zu schreiben gehen Sie bitte ins Modul "Auftrag" und erstellen Sie einen neuen Auftrag. Klicken Sie dann auf das Wort "Auftrag" neben der Auftragsnummer und wählen Sie "Proforma Rechnung" aus dem Aufklappmenü. Proforma Rechnungen werden übrigens durch einen orangefarbenen Punkt in der Listenansicht gekennzeichnet.
Was ist eine XRechnung?
Eine XRechnung ist eine elektronisch lesbare Rechnung in einem speziellen Datenformat. Sie kommt vor allem bei öffentlichen Auftraggebern zum Einsatz. Lieferanten von Behörden sind seit 27. November 2020 verpflichtet, Rechnungen in Form einer XRechnung einzureichen.
Technisch gesehen handelt es sich bei der XRechnung um ein XML-basiertes semantisches Datenmodell. Sie ist die deutsche Anwendungsspezifikation des europäischen CEN-Datenmodells und damit der nationale Standard für die öffentliche Verwaltung.
Wie erstelle ich eine XRechnungen in AZURO?
In AZURO können XRechnungen einfach erstellt werden, indem eine bestehende Rechnung als XRechnung exportiert wird. Wählen Sie hierzu im Rechnungsmodul den Menübefehl "Ablage/Exportieren als XRechnung". AZURO erstellt dann eine XML Datei, die an den Rechnungsempfänger weiter geleitet werden kann.
Rechnung gemäß §13b UStG mit AZURO erstellen
Mit dem Rechnungsprogramm AZURO können ganz einfach Rechnungen nach §13b UStG erstellt werden. entfernen Sie hierzu sämtliche MwSt. Sätze bei den Rechnungspositionen und weisen Sie im Schlusstext auf den Grund der Umsatzsteuerbefreiung nach §13b UStG hin.
Es empfiehlt sich, hierfür einen Textbaustein zu erstellen, den man bei Bedarf einfügen kann. Falls diese Regelung sämtliche Ihrer Rechnungen betrifft können Sie den Schlusstext in den Einstellungen auch entsprechend vorformulieren, so dass dieser Hinweis immer ganz automatisch auf einer neuen Rechnung erscheint.
Jede Adresse hat unter "WEITERE DATEN" ein eigenes Zahlungsziel hinterlegt. Dieses Zahlungsziel wird bei der Erstellung einer neuen Rechnung übernommen.
Die Zahlungsziel-Vorgabe, welche Sie in den EINSTELLUNGEN vornehmen können, dient wiederum als Vorgabe für alle neu angelegte Adressen. Deshalb wirkt sich eine Änderung dieser Vorgabe nicht auf bereits bestehende Adressen aus.
Bei einem Klick auf "Mahnliste" werden alle Rechnungen aufgerufen, deren Fälligkeitsdatum kleiner als heute ist. Beachten Sie jedoch, dass zu der Fälligkeit jeweils die Kulanz-Tage hinzugezählt werden, die Sie in den "EINSTELLUNGEN" unter "VORGABEN" angegeben haben (standardmäßig 8 Tage)Ist eine Mahnung erfolgt, so werden wiederum weitere Kulanztage für die 2. und 3. Mahnung aus den "EINSTELLUNGEN" hinzuaddiert.
- Klicken Sie auf "Mahnliste" um alle fälligen Rechnungen anzuzeigen.
- Klicken Sie in die jeweilige Zeile der Rechnung, die Sie anmahnen möchten (jedoch nicht auf das "gehe zu"-Symbol ganz links, da Sie sonst die Mahnliste wieder verlassen)
- Klicken Sie oben rechts auf das Drucksymbol und wählen Sie, ob Sie nur die ausgewählte Rechnung anmahnen wollen oder ob Sie alle aufgerufenen Rechnungen anmahnen möchten (Sammelmahnung).
- Sie können die Mahnung nun noch einmal in der Seitenansicht kontrollieren und gelangen anschließend durch klicken auf "Fortsetzen" in den Druck-Dialog Ihres Computers.
- Nach erfolgtem Druck erscheint die Meldung "Wurde die Mahnung korrekt gedruckt?". Wenn Sie diese mit "Ja" beantworten wird die Mahnung auf der Seite "ZAHLUNG" eingetragen. Die Rechnung ist somit im Moment nicht mehr fällig (bis zum Ablauf der Kulanztage). Sollte Ihr Drucker die Mahnung nicht korrekt gedruckt haben (z.B. durch Papierstau, o.ä.), so beantworten Sie die Frage bitte mit "Nein".
Tipp: Eine eingetragene Mahnung auf der Seite "ZAHLUNG" können Sie auch jederzeit manuell entfernen. Hier können Sie auch individuell die Mahngebühren und die Bezeichnungen für die Zahlungsaufforderungen festlegen.
Sie können im Feld "bereits bezahlt" zwar auch einen Teilbetrag eintragen, allerdings ist es nicht möglich, mehrere Zahlungseingänge zu erfassen.
Tipp: Sie können sich damit behelfen, die Teilzahlungen unter "TEXTE" im Feld "Bemerkungen intern" zu notieren und die Summe der Teilbeträge als "bereits bezahlt " einzutragen.
Durch Klicken auf den Button "offen" (oben links) erhalten Sie eine Liste aller offenen und teilbezahlten Rechnungen unabhängig von der Fälligkeit.
Rechnungsnummern müssen laut § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 UStG fortlaufend und einmalig sein. Daher sollten Sie diese Funktion nur mit äußerster Vorsicht verwendet werden, da sie nicht widerrufen werden kann!!!
Jeder macht einmal Fehler. Und damit diese Fehler nicht in Stress ausarten, haben wir die Möglichkeit offen gelassen, eine versehentlich erstellte Rechnung wieder zu löschen. Dies ist jedoch immer nur bei der zuletzt erstellten Rechnung möglich. Weiter zurück liegende Rechnungen können nicht mehr gelöscht, sondern lediglich durch eine Rechnungskorrektur buchhalterisch neutralisiert werden.
Um den Vorgaben der GoBD zu enstprechen, müssen Sie beim Löschen der letzten Rechnung einen Grund angeben, damit später im Löschprotokoll nachvollzogen werden kann, warum die Rechnung gelöscht wurde.
Der Rechnungsnummernkreis wird beim Löschen der letzten Rechnung automatisch auf den letzten Wert zurück gesetzt, d.h. die nächste Rechnung erhält wieder die Nummer der gelöschten Rechnung, damit die Nummern witerhin fortlaufend sind.
Wiederkehrende Rechnung werden mit Hilfe der Wiedervorlageliste verwaltet.
1. Eine Wiedervorlage anlegen
Rufen Sie die betreffende Rechnung aus und klicken Sie unten rechts auf das Glocken-Symbol um in die Wiedervorlage-Liste zu gelangen. Legen Sie mit dem Plus-Button oben rechts in der Wiedervorlageliste eine neue Wiedervorlage für das im Moment aufgerufene Dokument (sprich: Ihre Rechnung) an. Geben Sie ein Datum ein, an dem Sie wieder an diese Rechnung erinnert werden möchten und machen Sie sich gegebenenfalls Notizen zu dieser Wiedervorlage. Schließen Sie dann die Wiedervorlage mit dem „zurück“ Button.
2. Die Rechnung am Stichtag erstellen
AZURO erinnert Sie nun am Tag der Wiedervorlage dezent durch einen roten Punkt unten rechts daran, dass eine Wiedervorlage ansteht. Ebenso erscheint die Wiedervorlage auf Ihrem Dashboard als Aufgabe (sofern der Filter dort entsprechend eingestellt ist).
Klicken Sie auf das Glockensymbol mit dem roten Punkt, um die Wiedervorlageliste einzublenden. Ändern Sie dann zuerst das Datum der Wiedervorlage auf den nächsten Erinnerungstermin und rufen Sie danach das Originaldokument mit einem Klick auf das Pfeilsymbol links neben der Wiedervorlage auf. Anschließend können Sie das Originaldokument per Button duplizieren.
Um AZURO Team mit mehreren Mitarbeitern zu benutzen müssen ein paar Einstellungen vorgenommen werden:
1. Port 5003 (auf Server und Clients) frei geben.
2. AZURO auf dem Server öffnen und Netzwerkfreigabe in FileMaker aktivieren.
3. Verbindung zwischen Client und Server herstellen.
Schreiben Sie uns einfach eine E-Mail mit einer ausführlichen Beschreibung Ihrer Problemstellung an support(at)azuro-office.de
