"Wir sind der Meinung, dass AZURO office von jedem intuitiv zu bedienen ist. Trotzdem kann sich bei der Anwendung die ein oder andere Detailfrage ergeben."

Hier finden Sie die Fragen und Antworten zur Bedienung folgender Module:

Adressen

Briefe

Projekte

Artikel

Angebot

Auftrag

Lieferschein

Rechnung

 Wie lege ich eine neue Adresse an?
Klicken Sie im Modul "ADRESSEN" auf den Knopf "neu" . Anschließend werden Sie vom Programm gefragt, ob Sie einen neuen Ansprechpartner zu der aktuell aufgerufenen Firma anlegen möchten oder einen völlig neuen Kontakt.

 Kann ich zu einer Person mehrere Adressen anlegen?
Nein. Wenn Sie beispielsweise die Firmen- und die Privatadresse einer Person anlegen möchten, so müssen Sie die jeweilige Person 2 mal anlegen.

 Kann ich für einer Firma mehrere Ansprechpartner anlegen?
Ja. Klicken Sie einfach auf "neu" im Adressmodul und wähle Sie anschließend "neuen Ansprechpartner".

 Was sind "Firmen-Daten" und was sind "Ansprechpartner-Daten"?
AZURO fasst alle Ansprechpartner zu einer Firma zusammen, die dieselbe Adressnummer haben. Alle "Firmendaten" (linker Fensterbereich im Adressmodul) sind hierbei zentral gespeichert und beziehen sich somit auf alle Ansprechpartner gleichzeitig. Individuell sind nur die persönlichen Daten des Ansprechpartners (im rechten Fensterbereich).
Ändert man also z.B. die Strasse eines Ansprechpartners ab, so wirkt sich diese Änderung automatisch auf alle Ansprechpartner dieser Firma aus.

 Was bedeutet der Hinweis "Stamm" bei einer Adresse?
Die jeweils erste Adresse, die für eine Firma angelegt wird ist die Stammadresse. Sie beinhaltet (für den Benutzer unsichtbar) die eigentlichen Firmen-Daten für alle anderen Ansprechpartner. Eine Stammadresse ist deshalb auch nicht löschbar, da sonst alle übrigen Ansprechpartner ihre Stammdaten verlieren würden.

 Was bewirkt der Hinweis "Liefersperre"?
Beim Anlegen eines neuen Angebots oder einer Rechnung an einen Kunden mit Liefersperre werden Sie lediglich automatisch gewarnt. Sie können diese Warnung jedoch übergehen und trotzdem das Angebot oder die Rechnung erstellen.

 Wie funktionieren die "Arbeitsmerker"?
Mit Arbeitsmerkern können Sie alle (!) aufgerufenen Personen mit einem Begriff versehen, wie z.B. "Messebesucher" oder "nochmal nachhaken". Die so gekennzeichneten Personen können Sie jederzeit ganz leicht aufrufen, indem Sie auf "suchen" klicken und den entsprechenden Merker ankreuzen (anschließend "Return-Taste" drücken).
Zum Eintragen/Löschen des Arbeitsmerkers klicken Sie auf den kleinen "+" oder "-" Button, wählen einen vorhandenen Begriff aus der Liste (oder tragen einen neuen Begriff ein) und klicken anschließend auf "eintragen" oder "entfernen". ACHTUNG: Diese Aktion wirkt sich auf ALLE aufgerufenen Adressen aus. Wenn Sie nur einzelne Adressen kennzeichnen möchten, so setzen oder entfernen Sie das Arbeitsmerker-Kreuzchen bitte manuell.

 Was kann ich in der "Übersicht" machen?
Die Übersicht ist die zentrale Schaltstelle, sozusagen "das Herz" von AZURO. Hier sehen Sie nicht nur alle Vorgänge einer Firma (also aller Ansprechpartner!) übersichtlich sortiert. Hier können Sie auch mit nur einem Klick zum jeweiligen Vorgang springen und neue Briefe, Projekte, Rechnungen usw. anlegen.

 Wie schreibe ich eine E-Mail?
Sie können entweder einen neuen Brief in AZURO anlegen und diesen als Email verschicken oder ein "schnelles E-Mail" verschicken.

1. Brief als E-Mail
- Klicken Sie auf der "Übersicht"-Seite auf "neu" im Fenster "Briefe".
- Schreiben Sie Ihren Brieftext.
- Klicken Sie oben links im Briefmodul auf den "E-Mail" Button

Hierzu muss in Ihrem E-Mail-Programm (z.B. Outlook) ein entsprechendes Konto eingerichtet sein, da der Versand nicht von AZURO selbst erfolgt, sondern die Daten nur an Ihr E-Mail-Programm übergeben werden.
Der Vorteil: Ihre Korrespondenz bleibt doppelt gespeichert – einmal in AZURO (verknüpft mit der jeweiligen Adresse) und einmal in Ihrem gewohnten E-Mail-Programm.

2. Ein "schnelles" E-Mail schreiben,
Klicken Sie hierzu einfach auf das "gehe zu"-Symbol  neben der E-Mailadresse (im Modul "ADRESSE"). Beantworten Sie anschließend die Sicherheitsabfrage mit "E-Mail".

 Wie kann ich einen Text ohne Formatierung einfügen?
Benutzen Sie hierfür bitte den Menübefehl "Einfügen (ohne Formatierung)" aus dem Menü "Bearbeiten" oder die Tastenkombination "cmd-alt-V" bzw. "Strg-alt-V". Falls Sie Ihren Text aus Versehen bereits mit Formatierung eingefügt haben können Sie diese mit "cmd-z" anschließend entfernen.

Wie kann ich Adressaufkleber oder ein Kuvert bedrucken?
Suchen Sie zuerst die gewünschte(n) Adresse(n) und klicken Sie dann auf den Button "Drucken". Sie gelangen dann zu einem Menü, in dem Sie das gewünschte Druckerzeugnis auswählen können.

Wie kann ich Skype, iChat, Facebook und Telefonie mit AZURO benutzen?
Im Reiter "Eingabe" finden Sie in der rechten Spalte diverse Felder zur Eingabe von Telefonnummern. Klicken Sie hier auf die Feldbezeichnung (z.B. "Durchwahl") und wählen Sie die gewünschte Kontaktart, z.B. Skype. Tragen Sie dann den Skypenamen in das entsprechende Feld ein und klicken Sie auf das "gehe zu" Symbol rechts neben dem Feld.
Für die automatische Wahl von Telefonnummern über Ihre Fritz Box benötigen Sie das Zusatzprogrammes fritz.mac Suite von danhold4mac

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 Wie schreibe ich einen neuen Brief?
Es gibt 2 Möglichkeiten einen neuen Brief anzulegen:

1. aus dem Adressmodul heraus
Suchen Sie im Adressmodul die von Ihnen gewünschte Person/Firma (sollte diese noch nicht erfasst sein, so legen Sie sie bitte zuerst an). Anschließend klicken Sie im Adressmodul unter "ÜBERSICHT" auf das Plus-Symbol im Fenster "Briefe" (etwa in Bildschirmmitte).

2. aus dem Briefmodul heraus
Klicken Sie im Briefmodul oben rechts auf "neu" um einen neuen leeren Brief anzulegen. Klicken Sie anschließend auf das Plus-Symbol neben dem Adressfeld, um in den Suchen-Modus (gelb) für Adressen zu gelangen. Geben Sie hier ihre Suchkriterien ein und drücken Sie die "Return-Taste". In der nun folgenden Liste können Sie die gewünschte Adresse durch Klicken auf "übernehmen" in Ihren Brief kopieren.

 Wie schreibe ich eine E-Mail?
Einen Brief in AZURO können Sie auch als E-Mail verschicken, indem Sie oben links auf den "E-Mail"-Button klicken. Hierzu muss in Ihrem E-Mail-Programm (z.B. Outlook) ein entsprechendes Konto eingerichtet sein, da der Versand nicht von AZURO selbst erfolgt, sondern die Daten nur an Ihr E-Mail-Programm übergeben werden.
Der Vorteil: Ihre Korrespondenz bleibt doppelt gespeichert – einmal in AZURO (verknüpft mit der jeweiligen Adresse) und einmal in Ihrem gewohnten E-Mail-Programm.

Tipp: Sie können wahlweise auch eine "schnelle" E-Mail schreiben, ohne vorher einen Brief in AZURO anzulegen: Klicken Sie hierzu einfach auf das "gehe zu"-Symbol neben der E-Mailadresse (im Modul "ADRESSE").

 Wie schreibe ich einen Serienbrief?
Dies ist denkbar einfach:
- Rufen Sie im Adressmodul alle Adressen auf, an die sie den Serienbrief schicken möchten (Tipp: benutzen Sie hierzu am besten Arbeitsmerker, um die Adressen vorzusortieren).
- Wechseln Sie ins Modul "BRIEFE" und legen einen neuen Brief an
- Klicken Sie oben links auf "Serienbrief" und bestätigen Sie die Hinweismeldung
- Geben Sie Ihrem Serienbrief im nun folgenden Fenster einen eindeutigen Namen
- Nun können Sie noch einmal den Ausdruck am Bildschirm kontrollieren. Klicken Sie auf "fortsetzen" um ins Druckmenü zu gelangen. Hier können Sie den Druck starten oder abbrechen.

Hinweis: In Ihrem Serienbrief erscheint automatisch die in den "EINSTELLUNGEN" hinterlegte Unterschrift (im JPEG Fomat). Alles was nach der Unterschrift erscheinen soll, also z.B. Name oder "PS" schreiben Sie bitte in das Feld "Text nach Unterschrift" ganz unten.

Tipp: mit dem "gehe zu"-Button neben dem Adressfenster rufen Sie mit einem Klick alle Adressen auf, an die der Serienbrief geschickt wurde.


 Wie kann ich meinen Text formatieren, um ihn schöner zu gestalten?
Im Menü "Format" finden Sie alle Funtionen, um Ihren Text durch Schriftarten, -größe, -stile usw. ansprechender zu formatieren. Markieren Sie einfach den jeweiligen Abschnitt und wählen Sie dann das gewünschte Attribut.

Absatzformatierung
Wenn Sie einen Absatz einrücken möchten, dann markieren Sie diesen und schieben anschliessend die kleinen Dreiecke im Textlineal ganz obenan die richtige Position. Das untere Dreieck symbolisiert den Einzug des gesamten Absatzes, das obere Dreieck steht für den Einzug der ersten Zeile.

Verwendung von Tabulatoren
Lesen Sie hierzu bitte den nächsten Abschnitt.

 Wie kann ich Tabulatoren verwenden?
Da die Tabulator-Taste in AZURO dazu dient, ins jeweils nächste Feld zu gelangen, muss eine andere Tastenkombination herhalten, um einen Tabulator "anzuspringen":

PC: drücken Sie die "alt"-Taste und die TAB-Taste gleichzeitig
Mac: drücken Sie die alt-Taste und die TAB-Taste gleichzeitig

Zum Setzen von Tabulatoren markieren Sie den betreffenden Absatz und klicken Sie an der gewünschten Stelle oben ins Textlineal. Durch einen Doppelklick auf den so gesetzten Tabulator können Sie diesen nachträglich noch ändern in rechts- oder links-bündig, bzw. zentriert oder ausgerichtet an Punkt oder Komma.

 Wie verwende ich Standardtexte?
Mit dem kleinen Stift-Symbol neben rechts neben dem Textfenster blenden Sie Ihre Stndardtexte ein. Hier haben Sie 2 Möglichkeiten:
a.) Sie können den aktuellen Text bzw. den markierten Text für spätere Wiederverwendung als neuen Standardtext hinterlegen. Klicken Sie hierzu auf "neu" im Fensterkopf und geben Sie Ihrem Text eine eindeutige Bezeichnung, um ihn später schnell wieder zu finden.
b.) Sie können einen bereits hinterlegten Text in Ihren aktuellen Brief übernehmen. Der ausgewählte Standardtext wird entweder an der aktuellen Cursorposition eingefügt oder ersetzt den von Ihnen markierten Textausschnitt.

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 Wozu verwende ich Projekte?
Mit dem Modul "PROJEKTE" können Sie 3 Dinge tun:

1. Informationen sammeln und Kosten kalkulieren
Notieren Sie in den Projektvorgängen alle Einzelschritte eines Projektes vom Start bis zum Abschluß inkl. deren zeitlicher oder kostenmäßigem Aufwand. Auf diese Weise behalten Sie den Überblick und können anhand der Summen eine Analyse des Projektes vornehmen.

2. Unerledigte Dinge planen und auflisten
Durch einen Klick auf den Button "unerledigt" (oben links) sehen Sie jederzeit, welche Aufgaben Sie noch erledigen müssen. Ist eine Aufgabe erledigt, so klicken Sie das graue Feld mit dem Haken an.

3. An Termine erinnern lassen
AZURO erinnert Sie beim Programmstart an Projekte, die im Feld "WV am" (Wiedervorlage am) ein fälliges Datum enthalten. Zusätzlich können Sie Ihre Termine jederzeit durch Klicken auf den Button "Termine" (oben links) anzeigen lassen.
Wenn Sie nicht mehr erinnert werden möchten entfernen Sie einfach den Datum-Eintrag aus dem Feld "Erinnerung".

Tipp: Die Unerledigt-Liste und die Terminfunktion arbeiten unabhängig voneinander. Sie können sich also z.B. an einen Geburtstags-Termin erinnern lassen, ohne dass dieser auf Ihrer Unerledigt-Liste erscheint, indem sie ihn als "erledigt" kennzeichnen.

 Wann verwende ich Projekte und wann verwende ich Vorgänge?
Vorgänge, die nur eine einzige Adresse betreffen (z.B. Telefonate, Besuche o.ä.) erfassen sie am besten bei den "Vorgängen" in der "Übersicht" (im Adressmodul). Sobald jedoch mehrere Firmen oder Personen an einem Projekt beteiligt sind empfiehlt es sich, die Daten in einem gemeinsamen Projekt zu erfassen. So können Sie von jeder beteiligten Adresse aus schnell in das verknüpfte Projekt wechseln.

Kann man ein Projekt direkt in eine Rechnung umwandeln?
Nein. Zum derzeitigen Zeitpunkt ist dies nicht möglich.

 Was bedeutet "beteiligte Personen"?
Personen, die im Feld "Beteiligte Personen" angekreuzt sind erhalten dieses Projekt auf Ihrer Unerledigt-Liste (sobald diese auf den Button "unerledigt" klicken).

 In der Vorgangsliste erscheint ganz unten immer ein leeres Feld.
Wie kriege ich das weg?
Gar nicht. dieses leere Feld wird von AZURO automatisch erzeugt. Sie können aber bei einem neuen Vorgang direkt in dieses Feld schreiben ohne vorher auf "neu" geklickt zu haben.

Wie funktioniert der Bereich "Planung"?
Im Reiter "Planung" können Sie die anfallenden Aufgaben eines Projektes vorher planen, indem Sie jeder Aufgabe einem zuständigen Mitarbeiter zuweisen und die Soll-Zeiten bzw. -Kosten eintragen. Der betreffende Mtarbeiter erhält die Aufgabe im Modul "Jobs" auf seiner To-Do-Liste, sofern Sie das entsprechende Kästchen "T" markieren.
Mehrere Aufgaben können zu Gruppen zusammengefasst werden, indem Sie den vorausgehenden Schritt als "Milestone" markieren (also eine Art Phasenbeginn). Auf diese Weise können die enthaltenen Aufgaben mit Hilfe des kleinen Dreiecks ein- und ausgeblendet werden.
Im unteren Bereich sehen Sie anhand der Summen, ob Ihr Projekt noch im Zeit- und Kosten-Budget liegt oder ob Sie bereits darüber sind.

Wie hängen Aufgaben, Projektvorgang und Jobs zusammen?
Im Grunde ist alles das selbe. Alle Aufgaben und Projektvorgänge sind einzelne Jobs, die lediglich an verschiedenen Stellen angezeigt werden. Mit Hilfe des grünen "A" Buttons können Sie entscheiden, ob ein Job im Reiter "Planung" als Aufgabe erscheinen soll oder nicht.

Wie kann ich die Aufgaben besser auswerten?
Wenn Sie auf das kleine Dreieck neben einer Aufgabe klicken gelangen Sie ins Job-Modul, wo Sie alle Aufgaben des Projektes in der Listenansicht nach verschiedenen Kriterien sortieren können. So erhalten Sie z.B. Informationen über die  Dauer und die Kosten pro Mitarbeiter, Art oder Datum.




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 Muss ich unbedingt Artikel anlegen?
Nein. In AZURO müssen Sie gar nichts. Sie können die Positionen auf Ihren Angeboten und Rechnungen auch manuell eingeben.
Wenn Sie allerdings oft dieselben Artikel oder Dienstleistungen anbieten, so lohnt es sich, diese im Artikelstamm zu hinterlegen, um bequem darauf zugreifen zu können.

Wie kann ich meine eigene Artikelnummern vergeben?
Im Modul "EINSTELLUNGEN" können Sie unter "VORGABEN" Ihren eigenen Nummernkreis für die Artikelnummer vergeben

Muss ich Brutto- oder Netto-Preise angeben?
Ganz wie Sie möchten. Wenn Sie an Geschäftskunden verkaufen, dann geben Sie am Besten "glatte" Netto-Preise ein. Bei Endverbrauchern hingegen sehen runde Brutto-Preise besser aus.

Hinweis: Beachten Sie bitte, dass bei Anklicken des Feldes "VK-Preis (netto)" der bishere Netto- und Brutto-Preis gelöscht wird

Was tun, wenn sich die gesetzliche Mehrwertsteuer ändert?
Die Mehrwertsteuersätze sind im Modul "EINSTELLUNGEN" bei den "VORGABEN" hinterlegt. Hier können Sie für alle künftigen Artikel neue Mehrwertsteuersätze vorgeben. Für alle Ihre bisherigen Artikel korrigieren Sie bitte im ARTIKEL-Modul die jeweiligen Mehrwerststeuersätze manuell.

Hinweis: Bereits erstellte Angebote, Aufträge. Lieferscheine oder Rechnungen bleiben hiervon natürlich unberührt.

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Wie schreibe ich eine Auftragsbestätigung?
Das hängt davon ab, ob Sie vorher bereits ein Angebot erstellt hatten oder ob Sie eine völlig neue, unabhängige Auftragsbestätigung ohne Angebot erstellen möchten.

1. Mit vorangegangenem Angebot
Rufen Sie das entsprechende Angebot im ANGEBOT-Modul auf und klicken Sie dann auf den Button "Auftrag!" oben links, um aus dem Angebot einen Auftrag zu erstellen.

2. ohne Angebot
Für die Erstellung einer neuen Auftragsbestätigung gilt dasselbe, wie auch für die Erstellung aller anderen Korrespondenzen: Entweder Sie erstellen es direkt aus dem ADRESSEN-Modul in der "ÜBERSICHT" oder Sie klicken im AUFTRAG--Modul auf "neu"   und fügen über das Plus-Symbol  neben dem Adressfeld eine neue Adresse hinzu.

Anschliessend geben Sie eine neue Position ein, indem Sie auf "neu" (neben Position) klicken. Jetzt können Sie die Bezeichnung der Position manuell eingeben, bzw. aus der Liste der angelegten Stammartikel auswählen.
Mit det TAB-Taste springen Sie zum jeweils nächsten Feld un fügen so nach und nach den Beschreibungstext, die Menge, Stückzahl usw. ein.

Muss ich unbedingt einen Auftrag erstellen?
Nein, aber es empfiehlt sich! Sie können durchaus Ihre Rechnungen auch ohne Angebot und Lieferschein schreiben. Wenn Sie allerdings Angebote erstellen, die später auch berechnet werden, so führt der Weg immer über die Erstellung eines Auftrages (auch wenn dieser nicht an den Kunden rausgeschickt wird), weil nur im AUFTRAG-Modul eine zugehörige Rechnung erstellt werden kann..

Wie gewähre ich einen Rabatt?
(lesen hierzu bitte die Antwort unter Angebot)

Wie kann ich noch einen Begleitext hinzufügen?
(lesen hierzu bitte die Antwort unter Angebot)

Wozu ist das Feld "Projekt" da?
(lesen hierzu bitte die Antwort unter Angebot)

Ich kann den Preis nicht überschreiben! Was soll ich tun?
Wenn der Artikel im Artikelstamm angelegt ist, dann wird immer zwingend der Preis  verwendet, der dort auch hinterlegt wurde. Falls Sie einen anderen Preis verwenden möchten genügt es, die Artikelbezeichnung geringfügig abzuändern, z.B. durch ein Leerzeichen hinter der Artikelbezeichnung.

Wie schreibe ich einen Lieferschein zu diesem Auftrag?
Klicken Sie einfach oben links auf den Button "Lieferschein!". Nun wird ein Lieferschein aus Ihrem Auftrag erstellt, welchen Sie anschließend noch modifizieren können.

Wie schreibe ich eine Rechnung zu diesem Auftrag?
Klicken Sie einfach oben links auf den Button "Rechnung!". Nun wird eine Rechnung aus Ihrem Auftrag erstellt, welchen Sie anschließend noch modifizieren können.

Kann ich auch mehrere Lieferscheine / Rechnungen zu einem Auftrag erstellen?
Nein. Diese Möglichkeit ist bewußt nicht vorgesehen, um AZURO nicht unnötig kompliziert zu machen.

Tipp: Sollten Sie dennoch mehrere Lieferscheine /Rechnungen zu einem Auftrag benötigfen, so können Sie jedoch einzelne Positionen in Ihrem Lieferschein löschen und später manuell in einen zweiten oder dritten Lieferschein eintragen. Dieser ist dann allerdings nicht mit dem ursprünglichen Auftrag verknüpft.

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Wie schreibe ich einen Lieferschein?
Das hängt wiederum davon ab, ob Sie vorher bereits einen Auftrag erstellt hatten oder ob Sie einen völlig neuen, unabhängigen Lieferschein ohne Auftrag erstellen möchten.

1. Mit vorangegangenem Auftrag
Rufen Sie den entsprechenden Auftrag im AUFTRAG-Modul auf und klicken Sie dann auf den Button "Lieferschein!" oben links, um aus dem Auftrag einen Lieferschein zu erstellen.

2. Neuen Lieferschein ohne Auftrag
Klicken Sie im LIEFERSCHEIN--Modul oben rechts auf "neu" und lassen über den Plus-Button neben dem Adressfeld die jeweilige Adresse eintragen. Anschliessend geben Sie eine neue Position ein, indem Sie auf das Plus-Symbol neben Position klicken. Jetzt können Sie die Bezeichnung der Position manuell eingeben, bzw. aus der Liste der angelegten Stammartikel auswählen.
Mit det TAB-Taste springen Sie zum jeweils nächsten Feld un fügen so nach und nach den Beschreibungstext, die Menge, Stückzahl usw. ein.

Kann ich auch mehrere Lieferscheine zu einem Auftrag erstellen?
Nein. Diese Möglichkeit ist bewußt nicht vorgesehen, um AZURO nicht unnötig kompliziert zu machen.
Tipp: Sollten Sie dennoch mehrere Lieferscheine zu einem Auftrag benötigfen, so können Sie jedoch einzelne Positionen in Ihrem Lieferschein löschen und später manuell in einen zweiten oder dritten Lieferschein eintragen. Dieser ist dann allerdings nicht mit dem ursprünglichen Auftrag verknüpft.

Die Lieferung soll an eine andere Adresse gehen als die Rechnung!
Im ADRESSEN-Modul haben Sie unter "WEITERE DATEN" die Möglichkeit, eine separate Liefer- und Rechnungsadresse für eine Firma zu hinterlegen. Sind die se Felder leer, so wird automatisch die Strassenadresse übernommen.

Wie kann ich noch einen Begleitext hinzufügen?
(lesen hierzu bitte die Antwort unter Angebot)

Wozu ist das Feld "Projekt" da?
(lesen hierzu bitte die Antwort unter Angebot)

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