Rechnung als Privatperson: die Privatrechnung

Es ist in den meisten Fällen nicht üblich, aber wenn Sie Waren privat verkaufen oder eine einem eine Dienstleistung "unter Freunden" erbringt, dann können Sie auch als Privatmann eine Rechnungen schreiben. Sie müssen es aber nicht. Aber manchmal wird tatsächlich nach einer Privatrechnung gefragt, vor allem wenn es sich um höhere Beträge handelt.

Was ist eine Privatrechnung?

Eine Privatrechnung ist eine Rechnung, die eine natürliche Person (genauer gesagt eine Privatperson)  ausstellt. Privatpersonen sind Personen, die kein eigenes Gewerbe engemeldet haben. Das Ausstellen einer Privatrechnung ist gesetzklich gesehen keine Pflicht, sie kann jedoch vom Geschäftspartner verlangt werden.
Steuern müssen dabei nicht abgeführt werden solange der Veranlagungsfreibetrag von 730,- EUR pro Jahr nicht überschritten wird. Falls Sie lohnsteuerpflichtige Einkünften haben, die den Freibetrag von 730,- EUR überschreiten und Ihr Einkommen höher ist als 12.000,- EUR pro Jahr, so sind Sie verpflichtet, eine Einkommenssteuererklärung abzugeben.

Was muss eine Privatrechnung enthalten?

Wenn Sie eine Privatrechnung ausstellen, dann sind folgende Angaben Pflicht:

• Ihr Name und Ihre Anschrift
• Name und Anschrift des Kunden
• Datum der Rechnungsstellung
• Leistungszeitraum
• Leistungsumfang (also Menge und Beschreibung der Ware oder Dienstleistung)
• Hinweis, dass es sich um einen Privatverkauf/Privatdienstleistung
• Wichtig: Keine Umsatzsteuer bei Privatrechnungen

Als Privatperson sind Sie nicht Umsatzsteuerberechtigt, das heißt Sie dürfen keine MwSt. berechnen.
Egal, ob die Firma Ihres Kunden ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen ist – Sie als Privatleister sind es nicht! Wenn Sie als Privatperson eine Rechnung schreiben, welche Umsatzsteuer enthält, schulden Sie diese anschließend dem Finanzamt.
Tipp: Ergänzen Sie Ihre Rechnung mit einem kurzen Text mit Hinweis auf einen Privatverkauf und der Befreiung von der Umsatzsteuer (Ust.).
“Bei den oben angeführten Leistungen handelt es sich um privat durchgeführte Arbeiten. Unter Berücksichtigung der Kleinunternehmerregelung § 19 UStG erfolgt die Verrechnung somit umsatzsteuerbefreit.”
Andere mögliche Formulierungen auf Basis der Kleinunternehmerregelung sind.
„Der Rechnungsbetrag enthält gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994 keine Umsatzsteuer.”
„Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung.“
„Aus Gründen der Kleinunternehmerregelung erfolgt die Verrechnung der o.a. Leistung umsatzsteuerfrei.“

Was ist eine Privatperson?

Ob Sie noch als Privatperson gelten oder bereits als Gewerbe hängt unter anderem auch von der Branche ab. Die Grenze zwischen privatem und gewerblichem Verkauf ist häufig fließend. Sobald die Tätigkeit jedoch

• selbständig,
• regelmäßig und
• in Ertragserzielungsabsicht

ausgeübt wird, muss ein Gewerbe angemeldet werden. Indiz für eine Selbstständigkeit ist auch, dass die Tätigkeit auf eigene Gefahr und Rechnung ausgeübt wird und das Unternehmerrisiko selbst getragen wird. Eine Regelmäßigkeit ist dann der Fall, wenn die Tätigkeit in bestimmten Zeitabständen wiederholt wird. Und eine Ertragserzielungsabsicht wird unterstellt, wenn beabsichtigt wird, einen Gewinn zu erzielen, der höher ist als die Kosten der Tätigkeit.

Sobald die obigen Punkte erfüllt sind müssen Sie ein Gewerbe anmelden und gelten ab sofort als selbstständig (auch wenn nur nebenberuflich).  In diesem Fall müssen Sie die Pflichtangaben auf Ihren Rechnungen anpassen.