Kostenlose Rechnungsvorlage für Word

Sie möchten Ihre Rechnungen in Word schreiben und sind auf der Suche nach einer Rechnungsvorlage für Word? Laden Sie sich hier einfach unsere kostenlose Rechnungsvorlage für Word herunter.

Bitte beachten Sie jedoch, dass das Erstellen von Rechnungen mit Word nicht den GOBDs entspricht und daher nicht mehr zulässig ist. Weitere Informationen hierzu finden Sie weiter unten auf der Seite.

Rechnungenen mit Word oder Excel schreiben?

Grundsätzlich könnte man Rechnungen auch mit Word oder Excel schreiben. Allerdings nimmt man damit einige Nachteile in Kauf und bewegt sich rechtlich in einer Grauzone. Wir erklären hier, warum:

Früher wurden Rechnungen zum Teil mit Word oder Excel geschrieben. Der Vorteil: man sparte sich eine separate Rechnungssoftware. Allerdings ist diese Praxis heutzutage nicht mehr ohne weiteres zulässig. Denn laut den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GOBD) muss eine Rechnung unveränderbar und nachvollziehbar sein, wenn sie digital erstellt wurde. Eine Word Vorlage oder Excel Datei ist jedoch jederzeit im Nachhinein änderbar. Daher sind Word Dateien als Rechnungen rechtlich nicht zulässig.

Selbst wenn man die in Word geschriebenen Dateien als PDFs auf seinem Computer speichert sind diese im Nachhinein noch mit Editoren veränderbar und somit nicht zulässig. Abhilfe schafft hier nur ein zusätzliches rechtskonformes Dokumenten-Management System, welches die Nachvollziehbarkeit und die Versionierung garantiert.

 

Word oder Excel als Rechnungsprogramm zu "missbrauchen" hat jedoch auch noch weitere Nachteile:

  • Tabellen in Word rechnen nicht automatisch - Fehleranfälligkeit!
  • Pflichtangaben können leicht vergessen werden
  • Keine Gesamtübersicht über offene Rechnungen
  • Keine Gesamtübersicht über Umsätze
  • Keine Verknüpfung mit Adress- oder Artikeldatenbank
  • Umständliche und zeitraubende Erstellung von Rechnungen
  • Keine Suchfunktion zum schnellen Auffinden von Rechnungen

 

Fazit

Die Rechnungserstellung mit Word oder Excel ist ungeeignet, da sie nicht nur benutzertechnische Nachteile bietet, sondern ohne zusätzliches Dokumenten-Management System auch rechtlich nicht  zulässig ist.

Um Rechnungen bequem, schnell und rechtssicher zu erstellen verwenden Sie bitte ein  Rechnungsprogramm wie z.B. ➔AZURO.