Rechnungsnummer – gesetzliche Anforderungen?

Für die Vergabe von Rechnungsnummern sieht der Gesetzgeber einige wenige Anforderungen vor, die im §14 Abs. 4 Satz 4 UStG geregelt sind.

Demnach gilt:

"Eine Rechnung muss eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)."

Rechnungsnummern müssen demnach also grundsätzlich einmalig und fortlaufend sein. Das heißt, es dürfen generell keine Lücken in der Nummerierung vorhanden sein. Daher ist es auch nicht zulässig, einzelne Rechnungen aus einem Rechnungsprogramm ohne weiteres zu löschen.

Wann sind fehlende Rechnungsnummern erlaubt?

Maßgeblich ist immer die Nachvollziehbarkeit eines Nummernkreises. Liegt jedoch ein trifftiger Grund vor und ist eine Lücke nachvollziehbar, so sind Lücken in der Numerierung durchaus geduldet. Dies trifft z.B. zu

• wenn ein Nummernkreis zum Jahresanfang auf ein neues Jahr umgestellt wird, z.B. von 2022-105 auf 2023-001
• wenn auf ein neues EDV System gewechselt wird und ein neuer Nummernkreis begonnen wird.
• wenn aus nachvollziehbaren Gründen ein neuer Nummernkreis begonnen wird.

Problematisch wird es vor allem dann, wenn einzelne Nummern im Nummernkreis fehlen. Dann wird das Finanzamt zu Recht stutzig und man gerät schnell in Erklärungsnot.

Rechnungsnummern in AZURO

Mit dem AZURO Rechnungsprogramm werden Rechnungsnummern automatisch vergeben. Wenn Sie neu mit AZURO starten, dann legen Sie in den Einstellungen unter "Vorgaben" fest, wie Ihre Rechnungsnummer aufgebaut sein soll. AZURO zählt dann bei jeder neuen Rechnung automatisch einen Zähler hoch, so dass keine doppelten Rechnungsnummern oder Lücken entstehen.

Jahreszahl in der Rechnungsnummer?

Oftmals möchten Kunden die Jahreszahl mit in der Rechnungsnummer abbilden. Dies ist allerdings ein Relikt aus Zeiten, in denen Rechnungen noch händisch abgelegt werden mussten und bietet keinerlei Mehrwert. Denn das Rechnungsdatum gibt ohnehin Auskunft über das Vorgangsjahr und kann in AZURO jederzeit gezielt durchsucht werden.

Vielmehr macht sich der Unternehmer mit der Jahreszahl in der Rechnung wesentlich transparenter, da die Rechnungsnummer somit ungewollt Auskunft über die Anzahl der Rechnungen gibt, die in diesem Jahr geschrieben wurden, was wiederum Rückschlüsse auf seine wirtschafliche Situation zulässt.

Wir empfehlen daher als Rechnungsnummer einen einfachen Nummernkreis, beginnend ab einer 5-stelligen Zahl Ihrer Wahl, z.B. 1000, welche kontinuierlich fortgeführt wird.