Gesetzlicher Pflichtangaben und Bestandteile einer Rechnung (+Checkliste)

Jede Rechnung muss zwingend einige Pflichtangaben enthalten, welche gesetzlich vorgeschrieben sind. Ohne diese Pflichtangaben verliert eine Rechnung ihre Gültigkeit, was zu steuerrechtlichen Konsequenzen führen kann. Es ist also immer sinnvoll, nur vollständige Rechnungen auszustellen. Doch welche Angaben sind denn vorgeschrieben? Hier erfahren Sie alle Einzelheiten und können die Richtigkeit ihrer Rechnung in einer praktischen Checkliste schnell und einfach überprüfen.

 

Checkliste - Das muss in eine Rechnung rein

Laut §14UStG muss eine Rechnung folgende Pflichtangaben enthalten:

  1. Name und Anschrift des Leistenden und des Empfängers
  2. achtstellige Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  3. Datum der Rechnungsaustellung
  4. Fortlaufende Rechnungsnummer
  5. Menge und Art der erbrachten Leistungen oder Produkte
  6. Datum der Lieferung oder Leistungserbringung
  7. Preis und Zahlungsdatum
  8. Steuerbetrag sowie Steuersatz bzw. Steuerfreiheit
  9. evtl. Minderungsbeträge des Entgelts (Rabatte etc.)


Die hier aufgeführten Pflichtangaben gelten nur für Rechnungen über dem Wert von 250 Euro, alle darunter sind Kleinbetragrechungen und als solche berechtigt zu einigen Erleichterungen. Welche genau das sind, erfahren sie jetzt in der genauen Erklärung der einzelnen Rechnungsangaben.

 

Bestandteile einer Rechnung

1. Vollständiger Name und Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers:

Für Leistende, welche mehrere Betriebsstätten oder Niederlassungen besitzen, reicht es, die Adresse eine der betrieblichen Stätten auswählen. Statt der Anschrift des Leistungsempängers kann auch dessen Großkundenadresse oder sein Postfach angegeben werden. Der Name muss jedoch immer dem eigentlichen Empfänger der Leistung entsprechen, selbst, wenn sich Dritte um die Abwicklung der Rechnungsangelegenheiten kümmern.

 

2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer:

Es ist immer die achtstellige Steuernummer des Leistenden anzugeben. Das gilt auch für Unternehmen, die vermittelten Umsatz abrechnen wollen. Eine Tankstelle muss demnach beispielsweise die Steuernummer der leistenden Mineralölgesellschaft angeben. Gleiches gilt für Dauerleistungen (z.B. Pacht): Da die regelmäßigen Zahlungen nicht in einzelnen Rechnungen, sondern im rechnungsersetzenden Vertrag festgeschrieben wurden, muss dieser Vertrag die Steuernummer des Verpächters enthalten. Alternativ zur Steuernummer kann auch dei Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.-IdNr.) angegeben werden. Diese erhält der Leistende auf Anfrage beim Bundeszentralamt für Steuern.

 

3. Datum der Rechnung:

Das Datum, an welchem die jeweilige Rechnung ausgestellt wurde, darf auf keiner Rechnung fehlen.

 

4. Fortlaufende Rechnungsnummer:

Die fortlaufende Rechnungsnummer soll garantieren, dass die Rechnung nur einmal erstellt wurde. Dabei ist nicht zwingend notwenig, dass die Abfolge der Rechnungsnummern lückenlos geschieht, es zählt ausschließlich die Einmaligkeit jeder verwendeten Nummer. Das leistende Unternehmen kann die Rechnungsnummer aus einem selbstgewählten System aus Ziffer- und Buchstabenkombinationen erstellen, so lange dieses System eindeutig ist. Dabei können unterschiedliche Nummerkreise für verschiedene Betriebsstätten, Länder, Zeiträume etc. Verwendung finden.

Das bedeutet in der Praxis, dass ein Rechnungsnummernkreis sich durchaus auch einmal ändern darf, wie z.B. bei einem Jahreswechsel. Wenn jedoch einzelne Rechnungen im Nummernkreis fehlen oder gar doppelt vergeben sind, so gerät man bei einer Steuerprüfung schnell in Erklärungsnot. Aus diesem Grund sollte man darauf achten, dass keine einzelnen Rechnungsnummern in der Abfolge fehlen.

Ein gutes Rechnungsprogramm für Mac oder PC wie AZURO übernimmt für Sie die Vergabe der Rechnungsnummern, so dass Sie sich darum nicht kümmern müssen.

 

5. Eindeutige Menge und Art der erbrachten Leistung:

Diese Beschreibung vereinfacht die Überprüfung des Leistungsumfangs. Es ist die genaue Anzahl der Produkte oder der Leistung aufzuführen (in Stück, Stunden, Gewichtseinheiten etc.). Die Art kann in Sammelbezeichnungen, welche handelsüblich und steuerrechtlich eindeutig sind, zusammengefasst werden. "Tabakwaren" würde demnach ausreichen, da der anfallende Steuersatz durch diese Beschreibung eindeutig ist. "Geschenkartikel" würde nicht genügen, um die erbrachte Leistungsart zu bezeichnen, da dieser Begriff zu allgemein ist und unterschiedliche Dinge umfasst.

 

6. Datum der Lieferung oder Leistungserbringung:

Eine Angabe des Lieferzeitpunkts ist auch dann verpflichtend, wenn dieser mit dem Rechnungsausstellungsdatum übereinstimmt. Es reicht aus, den Kalendermonat anzugeben. Falls es sich bei der Rechnung um eine Voranzahlung o.Ä. handelt, die in Rechnung gestellte Leistung also noch nicht erbracht wurde, so kann man auf diese Pflichtangabe verzichten oder einen Schätzwert angeben. In diesem Fall muss jedoch auf der Rechnung vermerkt werden, dass die jeweilige Leistung noch zu erbringen ist. Manchmal ist es unklar, wann genau die Leistung erbracht wurde. Bei Abhollieferungen gilt der Zeitpunkt, zu dem die Leistung vom Käufer entgegengenommen wird. Bei bewegten Lieferungen wie Speditionen zählt der Zeitpunkt, zu dem der Versand zum Empfänger beginnt.

 

7. Preis bzw. Entgelt:

Das Kernstück jeder Rechnung ist natürlich der Preis oder auch Entgelt genannt, das für die erbrachte Ware oder Leistung in Rechnung gestellt wird.

 

6. Steuersatz und Steuerfreiheit:

Das Entgelt muss nach Steuersätzen und anfallenden Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt werden. Für letzteres muss jedoch immer ein Grund mitangeben werden, welcher leicht nachprüfbar ist. Hat der Rechnungsempfänger Steuerschuld, so muss diese ebenfalls mit einem Hinweis auf der Rechnung vermerkt werden.

 

7. Vereinbarte Entgeltminderungen (Rabatt, Skonto, etc.):

Einigen sich Empfänger und Leistender auf eine Minderdung des Entgelts, zum Beispiel in Form von Skonti, Boni oder Rabatten, so muss dies ebenfalls in der Rechnung aufgeführt werden. Dabei muss der Betrag der Minderung nicht zwingend in Brutto und Netto angegeben werden, sondern kann in Prozentzahlen ausgedrückt Verwendung finden. Der Hinweis "Es werden 5% Rabatt gewährt" reicht also aus. Sind Rabattaktionen eindeutig nachweisbar, so kann auch der Hinweis " Es bestehen Bonusvereinbarungen" ausreichend. Hier ist aber eine einwandfreie Rückverfolgung der jeweiligen Dokumente notwendig.

Wenn Sie all diese Pflichtangaben vollstänig in ihrer Rechnung aufführen, so haben sie die gesetzlichen Anforderungen optimal erfüllt.

 

Pflichtangaben für Kleinbetragrechnungen: Checkliste


Wie bereits erwähnt können Rechnungen unter 250 Euro einige Pflichtangaben auslassen. Für diese Kleinbetragsrechnungen gilt folgende Checkliste:

  1. vollständiger Name und Anschrift des Leistenden
  2. Datum der Rechnungsaustellung
  3. eindeutig angegebene Menge und Art der erbrachten Leistungen oder Produkte
  4. Entgelt und Steuerbetrag sowie Steuersatz bzw. Steuerfreiheit

 

Quelle: §14UStG