So geht's – Die AZURO Bedienungsanleitung

Die intelligente Schnellsuche ist ein von uns entwickelte Innovation, die es so vorher in keinem andere Rechnungsprogramm gab. Damit werden selbst kompliziertere Suchabfragen kinderleicht. Du kannst damit nicht nur blitzschnell Daten finden, sondern sogar mit AZURO sprechen, ähnlich wie mit Siri.

Hier findest Du eine ausführliche
Beschreibung der intelligenten Schnellsuche

Mit der gezielten Suche findest du exakt die Daten, die du suchst! Vor allem, wenn es sich um komplexe Suchabfragen handelt.

Und so geht's:

Klicke zuerst auf den Suchen Button und anschließend auf den Button "gezielte Suche...". Wahlweise kannst du auch direkt die Tastenkombination "Umschalttaste-command-F" auf der Tastatur drücken ("Umschalttaste-STRG-F" unter Windows"). Die Umschalttaste finden Sie übrigens links neben der Taste “<”.

Im Suchenmodus kannst du nun in jedem Feld gezielt Daten eingeben, z.B.

 

Begriffsuche

"Müller" im Feld "Nachname" – findet alle mit dem Wort "Müller" in Nachnamen, auch Müller-Lüdenscheidt
"Schmi" im Feld "Nachname" – findet alle mit der Nachnamenskombination "Schmi", z.B. Schmidt, Schmitt oder Schmied

Datumsuche

"1.5.2020" in einem Datumsfeld – findet alle Daten vom 1. Mai 2020
"5.2020" in einem Datumsfeld – findet alle Daten vom Mai 2020
"2020" in einem Datumsfeld – findet alle Daten aus dem Jahr 2020


 

Bereichsuche

"1.1.2020...15.1.2020" in einem Datumsfeld – findet alle Daten vom 1.1.2020 bis 15.1.2020
">1.1.2020" in einem Datumfeld – findet alle Daten nach dem 1.1.2020
">=1.1.2020" in einem Datumfeld – findet alle Daten einschließlich dem 1.1.2020
">500" in einem Zahlenfeld – findet alle Daten, die in diesem Feld größer sind als 500
">=500" in einem Zahlenfeld – findet alle Daten, die in diesem Feld 500 oder mehr enthalten
"<500" in einem Zahlenfeld – findet alle Daten, die in diesem Feld kleiner sind als 500
"<=500" in einem Zahlenfeld – findet alle Daten, die in diesem Feld 500 oder weniger enthalten

All diese Suchbegriffe lassen sich natürlich kombinieren: z.B. Adresse "Schmi" und Datum "2020" findet alle Rechnungen aus dem Jahr 2020, welche die Buchstabenkombination "Schmi" in der Adresse haben.

Klicke im Modul "ADRESSEN" auf den Knopf "neu". Anschließend wirst du vom Programm gefragt, ob due einen neuen Ansprechpartner zu der aktuell aufgerufenen Firma anlegen möchtest oder einen völlig neuen Kontakt.

Nein. Wenn du beispielsweise die Firmen- und die Privatadresse einer Person anlegen möchtest, dann muss die jeweilige Person 2 mal angelegt werden.

Ja. Klicke einfach auf den Button "neu" im Adressmodul und wähle anschließend "neuen Ansprechpartner".

AZURO fasst alle Ansprechpartner zu einer Firma zusammen, die dieselbe Firmennummer haben. Alle "Firmendaten" (linker Fensterbereich im Adressmodul) sind hierbei zentral gespeichert und beziehen sich somit auf alle Ansprechpartner gleichermaßen. Individuell sind nur die persönlichen Daten des Ansprechpartners (im rechten Fensterbereich).
Ändert man also z.B. die Straße eines Ansprechpartners ab, so wirkt sich diese Änderung automatisch auf alle Ansprechpartner dieser Firma aus.

Die jeweils erste Adresse, die für eine Firma angelegt wird ist die Stammadresse. Sie beinhaltet (für den Benutzer unsichtbar) die eigentlichen Firmen-Daten für alle anderen Ansprechpartner. Eine Stammadresse mit weiteren Ansprechpartnern ist deshalb auch nicht löschbar, da sonst alle übrigen Ansprechpartner ihre Stammdaten verlieren würden.

Beim Anlegen eines neuen Angebots oder einer Rechnung an einen Kunden mit Liefersperre wirst du lediglich automatisch gewarnt. Du kannst diese Warnung jedoch übergehen und trotzdem das Angebot oder die Rechnung erstellen.

Du kannst dieses Feld übrigens auch dazu nutzen, um dich während der Rechnungserstellung an besondere Kundenhinweise wie z.B. "10% Rabatt" erinnern zu lassen.

Mit "Stichworten" (vormals "Arbeitsmerker") kannst du alle(!) aufgerufenen Personen mit einem Begriff versehen, wie z.B. "Messebesucher" oder "nochmal nachhaken". Die so gekennzeichneten Personen kannst du jederzeit ganz leicht aufrufen, indem du auf "suchen" klickst und den entsprechenden Merker ankreuzt (anschließend "Return-Taste" drücken).

Zum Eintragen/Löschen des Stichwortes klicke auf den kleinen "+" oder "-" Button, wähle einen vorhandenen Begriff aus der Liste (oder trage einen neuen Begriff ein) und klicke anschließend auf "eintragen" oder "entfernen". ACHTUNG: Diese Aktion wirkt sich auf ALLE aufgerufenen Adressen aus. Wenn du nur einzelne Adressen kennzeichnen möchtest, dann setze oder entfernen das Stichwort-Kreuzchen bitte manuell.

Schau dir hierzu am besten auch einmal unser Anleitungsvideo zum Thema "Stichworte und Wertelisten" an.

Die Firmenhistorie ist die zentrale Schaltstelle, sozusagen "das Herz" von AZURO. Hier siehst du nicht nur alle Vorgänge einer Firma (also aller Ansprechpartner!) chronologisch sortiert. Hier kannst du auch mit nur einem Klick zum jeweiligen Vorgang springen und neue Briefe, Projekte, Rechnungen usw. anlegen.

Um nur Vorgänge einer bestimmten Art anzuzeigen (z.B. nur Rechnungen) klicke bitte unten auf den Button "Alle" und wähle die gewünschte Vorgangsart.

Du kannst entweder einen neuen Brief in AZURO anlegen und diesen als E-Mail verschicken oder eine "direkte E-Mail" verschicken:

1. Brief als E-Mail
- Klicke im Reiter "Historie" auf das Plus-Symbol um einen neuen Vorgang zu erstellen und wähle "Brief".
- Schreibe in dem neu erstellten Briefdokument deinen Brieftext.
- Klicke oben links im Briefmodul auf den Button “E-Mail”.

Hierzu muss in deinem E-Mail-Programm (z.B. Outlook) ein entsprechendes Konto eingerichtet sein, da der Versand nicht von AZURO selbst erfolgt, sondern die Daten nur an dein E-Mail-Programm übergeben werden.
Der Vorteil: deine Korrespondenz bleibt doppelt gespeichert, einmal in AZURO (verknüpft mit der jeweiligen Adresse) und einmal in deinem gewohnten E-Mail-Programm.

2. Eine "direkte" E-Mail schreiben,
Klicke hierzu einfach auf das "gehe zu"-Symbol neben der E-Mailadresse (im Modul "ADRESSE"). Beantworte anschließend den Dialog mit "direkt".

Suche zuerst die gewünschte(n) Adresse(n) und klicken dann auf den Button "Drucken". Du gelangst dann zu einem Menü, in dem du das gewünschte Druckerzeugnis auswählen kannst.

Lies hierzu unsere ausführliche Anleitung zum Thema "Fritzbox einrichten"

Es gibt 2 Möglichkeiten einen neuen Brief anzulegen:

1. aus dem Adressmodul heraus
Suche im Adressmodul die gewünschte Person/Firma (sollte diese noch nicht erfasst sein, lege diese bitte zuerst an). Klicke anschließend im Adressmodul unter "Hostorie" auf den kleinen Plus-Button zur Erstellung eines neuen Vorganges und wähle "Brief".

2. aus dem Briefmodul heraus
Klicke im Briefmodul oben rechts auf den Button "neu" um einen neuen leeren Brief anzulegen. Klicke anschließend im Feld "Anschrift" auf das Dreieck nach unten um die Kontakt-Auswahlliste aufzuklappen. Gib hier Teile der Firma oder des Ansprechpartners ein und wähle aus der Trefferliste den gewünschetn Kontakt. AZURO fügt darauf hin automatisch die passende Anschrift ein.

Du kannst entweder einen neuen Brief in AZURO anlegen und diesen als Email verschicken oder eine "direkte E-Mail" verschicken:

1. Brief als E-Mail
- Klicke im Reiter "Historie" auf das Plus-Symbol um einen neuen Vorgang zu erstellen und wähle "Brief".
- Schreibe in dem neu erstellten Briefdokument Ihren Brieftext.
- Klicke oben links im Briefmodul auf den Button "E-Mail" 

Hierzu muss in Ihrem E-Mail-Programm (z.B. Outlook) ein entsprechendes Konto eingerichtet sein, da der Versand nicht von AZURO selbst erfolgt, sondern die Daten nur an Ihr E-Mail-Programm übergeben werden.
Der Vorteil: Deine Korrespondenz bleibt doppelt gespeichert – einmal in AZURO (verknüpft mit der jeweiligen Adresse) und einmal in deinem gewohnten E-Mail-Programm.

2. Eine "direkte" E-Mail schreiben,
Klicke hierzu einfach auf das "gehe zu"-Symbol neben der E-Mailadresse (im Modul "ADRESSE"). Beantworte anschließend den Dialog mit "direkt".

- Rufe im Adressmodul alle Adressen auf, an die du den Serienbrief schicken möchtest (Tipp: benutze hierzu am besten Stichworte, um die Adressen zu kategorisieren und schnell aufzufinden).

- Wechsle ins Modul "BRIEFE" und lege einen neuen Brief an

- Klicke oben links auf "Serienbrief" und bestätige die Hinweismeldung

- Gib deinem Serienbrief im nun folgenden Fenster einen eindeutigen Namen

- Nun kannst du noch einmal den Ausdruck am Bildschirm kontrollieren. Klicke auf "fortsetzen" oder drückee die Eingabetaste auf der Tastatur um in den Druckdialog zu gelangen. Hier kannst du den Druck starten oder abbrechen.

Hinweis: In deinem Serienbrief erscheint automatisch die in den "EINSTELLUNGEN" hinterlegte Unterschrift. Alles was nach der Unterschrift erscheinen soll, also z.B. Name oder "PS" schreibst du in das Feld "Text nach Unterschrift" ganz unten.

Tipp: mit dem Dreieck-Button links neben dem Feld Anschrift rufst du mit einem Klick alle Adressen auf, an die der Serienbrief geschickt wurde.

Im Menü "Format" findest du alle Funktionen, um deinen Text durch Schriftarten, -größe, -stile usw. ansprechender zu formatieren. Markiere einfach den jeweiligen Abschnitt und wähle dann das gewünschte Attribut.

Absatzformatierung
Wenn du einen Absatz einrücken möchtest, wählen bitte zuerst im Menü "Ablage" den Punkt "Lineal". Markiere danach den gewünschten Absatz und verschiebe anschließend die kleinen Dreiecke im Textlineal an die gewünschte Position (ähnlich wie in Microsoft Word). Das untere Dreieck symbolisiert den Einzug des gesamten Absatzes, das obere Dreieck steht für den Einzug der ersten Zeile.

Verwendung von Tabulatoren
Lies hierzu bitte den nächsten Abschnitt.

Setzen von Tabulatoren
Zum Setzen von Tabulatoren markiere den betreffenden Absatz und klicke dann an der gewünschten Stelle oben ins Textlineal. Durch einen Doppelklick auf den so gesetzten Tabulator kannst du diesen nachträglich noch einmal ändern in rechts- oder links-bündig, bzw. zentriert oder ausgerichtet an Punkt oder Komma.

Ausrichtung an Tabulatoren
Da die Tabulator-Taste in AZURO dazu dient, ins jeweils nächste Feld zu gelangen, muss eine andere Tastenkombination herhalten, um einen Tabulator "anzuspringen":

PC: drücke die "alt"-Taste und die TAB-Taste gleichzeitig
Mac: drücke die alt-Taste und die TAB-Taste gleichzeitig

Mit dem kleinen Stift-Symbol neben rechts neben dem Textfenster blendest du deine Textbausteine ein. Hier hast du 2 Möglichkeiten:

a.) Du kannst den aktuellen Text bzw. den markierten Text für spätere Wiederverwendung als neuen Textbausteine hinterlegen. Klicke hierzu auf "neu" im Fensterkopf und gib deinem Text eine eindeutige Bezeichnung, um ihn später schnell wieder zu finden.

b.) Du kannst einen bereits hinterlegten Textbaustein in deinen aktuellen Brief übernehmen. Der ausgewählte Textbausteine wird entweder an der aktuellen Cursorposition eingefügt oder ersetzt den von dir markierten Textausschnitt.

Mit dem Modul "PROJEKTE" kannst du 2 Dinge tun:

1. Informationen zentral sammeln
Wenn Informationen nicht nur einem einzigen Kontakt zugeordnet werden können, dann empfiehlt es sich, anstatt einem Vorgang in der Historie ein Projekt anzulegen, und die übrigen Kontakte als "beteiligte Firmen" hinzuzufügen. So hast du von allen beteiligten Firmen aus schnell Zugriff auf die gespeicherten Informationen.

Beispiel: Ein neuer Katalog soll erstellt werden und alle Infos hierzu sollen sowohl beim Kunden, als auch bei der ausführenden Druckerei, dem Fotografen und dem externen Grafiker hinterlegt werden.

2. Aufwand kalkulieren und überwachen
Erfasse in den Projektvorgängen alle Einzelschritte eines Projektes vom Start bis zum Abschluss inkl. deren zeitlicher oder kostenmäßigem Aufwand (Soll). Weise die Aufgaben einem Mitarbeiter zu, der diese automatisch auf seiner To-do Liste erhält. Wie lange tatsächlich für eine Aufgabe benötigt wurde (Ist) wird durch die automatische Zeiterfassung ermittelt oder von Hand eingegeben.
 

Vorgänge, die nur eine einzige Adresse betreffen (z.B. Telefonate, Besuche o.ä.) erfasst du am besten als Vorgang in der "Historie" im Adressmodul. Sobald jedoch mehrere Firmen oder Personen an einem Projekt beteiligt sind empfiehlt es sich, die Daten in einem gemeinsamen Projekt zu erfassen. So kannst du von jeder beteiligten Adresse aus schnell in das verknüpfte Projekt wechseln.

Im Grunde ist alles dasselbe. Projektvorgänge, Tätigkeiten oder Jobs sind synonym zu verwenden. So lange diese nicht als "erledigt" gekennzeichnet wurden, sind sie auch Aufgaben und erscheinen somit auf der To-do Liste des Mitarbeiters.

Alle Tätigkeiten sind im Modul "Jobs" gespeichert und können dort unabhängig vom zugeordneten Projekt aufgerufen werden. Auf diese Weise können z.B Jobs eines Mitarbeiters in einem bestimmten Zeitraum angezeigt werden.

Mitarbeiter, die im Feld "Beteiligte Mitarbeiter" angekreuzt sind erhalten dieses Projekt automatisch auf Ihrer Liste unerledigter Projekte im Dahboard oder durch Klick auf den Button "unerledigt". Und zwar so lange, bis der Mitarbeiter das Projekt für sich als "erledigt" markiert. Das Projekt bleibt dadurch jedoch weiterhin für andere beteiligten Mitarbeiter "unerledigt".

Aufgaben festlegen
Lege im Reiter "Vorgänge" für jede Aufgabe einen Job (=Projektvorgang) an und weise diesen einem Mitabeiter zu. Für jeden Job kannst du den geplanten Zeit- oder Kostenaufwand als Soll-Vorgabe eintragen.

Milestones festlegen
Um ein Projekt übersichtlicher zu machen kannst du einzelne Jobs als "Milestone" (=Projektphasen) kennzeichnen, um die nachfolgenden Jobs zusammenzufassen. Erstelle hierzu einen neuen Job im Reiter "Vorgänge" und klicken Sie anschließend auf das runde Symbol in der Spalte "Info" um das Popover-Fenster mit den weiteren Optionen zu öffnen.

Die Zuordnung der Jobs zu den Milestones erfolgt mittels Drag & Drop. Ziehe hierzu einfach einen Job nach oben oder unten und lass ihn an der gewünschten Position los. Bitte beachte: die Drag Drop Funktion ist nur verfügbar, wenn die Vorgänge nach "Tatigkeit/Job" sortiert sind.

Mitarbeiter können entweder selbstständig Projektvorgänge anlegen oder bekommen vom Projektleiter bestehende Jobs als Aufgabe zugewiesen. Duch Klicken des Zeiterfassungs-Buttons kann der Mitarbeiter die benötigte Zeit für einen Job tracken. Die Zeiterfassung kann jederzeit angehalten und wieder fortgesetzt werden.

Die benötigte Zeit kann übrigens auch manuell eingetragen werden. Erkenntlich sind manuelle Zeit-Eintragungen an der kursiven Schrift.

Nach erfolgreichem Abschluss einer Aufgabe markiert der Mitarbeiter den Job als "erledigt", damit dieser von der To-do Liste verschwindet.

Projekt abrechnen
Klicke im Projektmodul entweder auf den Button "weiter..." und wähle "Rechnung schreiben" oder gehe in die Projektübersicht und erstelle dort im Aufklappbereich "Rechnungen" mit dem Plus-Button eine neue Rechnung.

Vorgänge auswählen und zusammenfassen
In der anschließenden Job-Übersicht kannst du Vorgänge, die du noch nicht berechnen möchtest mit dem Augen-Symbol ausblenden. Die Vorgänge, die du berechnen möchtest, kannst du nach bestimmten Kriterien sortieren und dadurch Vorgänge zu jeweils einer Rechnungsposition zusammenfassen, z.B.:

a.) eine Rechnungsposition pro Milestone
b.) eine Rechnungsposition pro Tätigkeits-Art
c.) eine Rechnungsposition pro Vorgang
 

Beispiel: 

Ein Projekt, bestehend aus 2 Milestones, 3 verschiedenen Job-Arten und 6 einzelnen Jobs soll abgerechnet werden:

• Die Abrechnung nach “Milestones" ergibt 2 Rechnungspositionen:
• Die Abrechnung nach “Art” ergibt 3 Rechnungspositionen:
• Die Abrechnung nach “Datum, Stunden oder Kosten” ergibt 6 Rechnungspositionen:

Soll- oder Ist-Werte verwenden
Lege mit dem Button “Soll/Ist” (unten) fest, ob du dem Kunden die ursprünglich geplanten Kosten (Soll) oder die tatsächlichen Kosten (Ist) weiterberechnen möchten.

Jobs eines Projektes auswerten
Wenn du in einem Projekt auf das kleine Dreieck neben einem Job klickst gelangst du ins Job-Modul. Dort wird nicht nur dieser Job, sondern alle Jobs des Projektes angezeigt. In der Listenansicht kannst du die Jobs nach verschiedenen Kriterien sortieren. So erhältst du z.B. Informationen über die Dauer und die Kosten pro Mitarbeiter, Art oder Datum.

Jobs mehrerer Projekte auswerten
Über eine gezielte Suche im Jobmodul kannst du dir ganz bestimmte Jobs anzeigen lassen, z.B. die Jobs von Mitarbeiter "Müller" im Monat Mai oder alle Jobs vom Typ "Layout". Duch Sortierung der gefundenen Jobs gewinnst du Erkenntnisse über die Dauer und Kosten je Mitarbeiter, Art, Datum oder Projekt.

Nein. du kannst die Positionen auf deinen Angeboten und Rechnungen auch manuell eingeben.
Wenn du allerdings oft dieselben Artikel oder Dienstleistungen anbietest, dann lohnt es sich, diese im Artikelstamm zu hinterlegen, damit due bequem darauf zugreifen kannst.

Im Modul "EINSTELLUNGEN" kannst du unter "VORGABEN" Ihren eigenen Nummernkreis für die Artikelnummer vergeben

Ganz wie du möchtest. Wenn du an Geschäftskunden verkaufst, dann gib am besten "glatte" Netto-Preise ein. Bei Endverbrauchern hingegen sehen runde Brutto-Preise besser aus.

Hinweis: Beachte bitte, dass bei Anklicken des Feldes "VK-Preis (netto)" der bishere Netto- und Brutto-Preis gelöscht wird

Die Mehrwertsteuersätze sind im Modul "EINSTELLUNGEN" bei den "VORGABEN" hinterlegt. Hier kannst du für alle zukünftigen Artikel neue Mehrwertsteuersätze vorgeben.

Ab AZURO Version 6.3: Gehe ins Modul "EINSTELL./VORGABEN" und ändere dort den MwSt. Satz. AZURO prüft dann, ob noch weitere Artikel mit dem alten MwSt. Satz vorliegen und ändert diese auf Wunsch für dich.

Wahlweise kannst du auch im Modul "ARTIKEL" den Menübefehl "Datensätze/Mehrwertsteuer Änderung" aus dem Hauptmenü ganz oben wählen. Dieser Befehl wirkt sich jedoch nur auf das Artikelmodul aus, nicht auf die Vorgaben in den EINSTELLUNGEN

AZURO Version 6.2 und älter: Gehe in das Modul "EINSTELL./VORGABEN" und ändere dort den MwSt. Satz. Gehe anschließend in das Modul "ARTIKEL" und korrigiere den jeweiligen Mehrwerststeuersatz für jeden Artikel einzeln von Hand.

Hinweis: Bereits erstellte Angebote, Aufträge, Lieferscheine oder Rechnungen bleiben hiervon natürlich unberührt.

1. Erstelle ein neues Dokument (Angebot, Auftrag, Lieferschein oder Rechnung)
Dies kann auf 2 Arten geschehen:

a.) Ein völlig neues Dokument erstellen
Ein neues Dokument erstellst du entweder direkt aus dem ADRESSEN-Modul in der "Historie" oder du klickst im jeweiligen Modul (ANGEBOT, AUFTRAG, LIEFERS., oder RECHN.) oben rechts auf den Button "neu".

b.) Ein bestehendes Dokument umwandeln
Um z.B. aus einem Angebot einen Auftrag oder aus einem Auftrag eine Rechnung zu erstellen klicke bitte oben links auf den Button "weiter..." und wähle das gewünschte Dokument. Das daraufhin erzeugte Dokument kannst du anschließend noch abändern.

2. Füge die Anschrift hinzu
Klicke im Feld "Anschrift" auf das Dreieck nach unten um die Kontakt-Auswahlliste aufzuklappen. Gib hier Teile der Firma oder des Ansprechpartners ein und drücke die "Eingabe-Taste". AZURO fügt darauf hin automatisch die passende Anschrift ein.

3. Füge Artikel-Positionen aus Artikelstamm hinzu
Hierzu gibt es 3 Möglichkeiten:

a.) Klicke auf das kleine Plus-Symbol links neben dem Wort "Pos." und gib den gesuchten Artikel oder die Artikelnummer ein. Klicke anschließend auf den gewünschten Artikel, um ihn hinzuzufügen.

b.) Klicke in der untersten, leeren Positionszeile auf das Dreieck nach unten, um die Auswahlliste aller Artikel aufzurufen. Gib die ersten Buchstaben des Artikels ein, um die Liste einzuschränken und wähle dann den passenden Artikel aus der Liste aus.

c.) Gib in der untersten, leeren Positionszeile direkt eine Artikelnummer ein.

4. Lege den Preis und die Stückzahl fest
Mit der TAB-Taste springst du zum jeweils nächsten Feld und fügst so nach und nach den Beschreibungstext, die Menge, Stückzahl usw. ein.

Im Reiter "TEXTE" kannst du einen individuellen Einleitungs- und Schlusstext verfassen, der vor bzw. nach den Positionen erscheint. Standardmäßig stehen hier die Texte, die du in den "EINSTELLUNGEN" unter "VORGABEN" hinterlegt hast.

Du kannst einen Rabatt auf 2 Arten gewähren:

1. Artikelrabatt
Trage bei der gewünschten Position im Feld "Rab." den Rabatt in Prozent ein (ohne "%"), den du auf diesen Artikel geben möchtest.

2. Pauschalrabatt
Tragen unten links in das Feld "Rabatt" den Rabatt in Prozent (ohne "%") ein, den du zusätzlich auf das gesamte Angebot, den Auftrag oder die Rechnung gewähren möchtest.

Um z.B. aus einem Angebot einen Auftrag oder aus einem Auftrag eine Rechnung zu erstellen gibt es zwei Möglichkeiten:

a.) Klicke links oben auf den Button "weiter..." und wähle das gewünschte Dokument oder

b.) klicke rechts oben in der Dokumentenhistorie auf den jeweiligen "+" Button.

Das daraufhin erzeugte Dokument kannst du anschließend noch abändern oder ergänzen.

In der Dokumentenhistorie kannst du nachvollziehen, welchen Ursprung ein Dokument hat und was später daraus geworden ist. Mit den ">" Buttons springst du schnell zwischen zusammengehörigen Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen hin und her.

Wenn du aus einem Lieferschein oder einem Auftrag eine Rechnung erstellen schlägt Ihnen AZURO automatisch eine Sammelrechnung vor, sofern mehrere unbezahlte Lieferscheine/Aufträge an diesen Adressaten vorliegen. Du kannst dann auswählen, welche Lieferscheine/Aufträge in die Rechnung aufgenommen werden sollen.

Im ADRESSEN-Modul kannst du unter “WEITERE DATEN” eine separate Liefer- und Rechnungsadresse für eine Firma hinterlegen. Sind diese Felder leer, wird automatisch die Straßenadresse übernommen.

Rechnungskorrektur
Sobald die Gesamtsumme einer Rechnung negativ ist wird sie automatisch zu einer Rechnungskorrektur (früher noch als "Gutschrift" bezeichnet). Du erkennen dies an den roten Zahlen und an der Bezeichnung "Rechnungskorr." über dem Datum.

Um eine Rechnungskorrektur zu einer bestehenden Rechnung zu schreiben rufe die Rechnung auf und wählen Sie den Menübefehl "Datensätze/Rechnungskorrektur erstellen". Dann erzeugt AZURO eine passende Gegenrechnung mit gleichem (Negativ-) Betrag und setzt die Rechnung auf "bezahlt". Zudem wird in den internen Notizen ein Vermerk hinterlegt, wie diese Rechnung beglichen wurde.

Gutschrift
Um eine Gutschrift im Sinne einer Provisionsabrechnung zu erstellen klicke bitte auf das Wort "Rechnung" neben der Rechnungsnummer und ändere die Bezeichnung in "Gutschrift". Trage danach alle Positionen mit negativen Einzelpreisen ein, sofern von AZURO nicht ohnehin so vorgegeben.

Um eine Abschlagsrechnung zu erstellen gehe bitte folgendermaßen vor:

- generiere eine Rechnung aus dem Angebot/Auftrag
- lösche alle Positionen dieser Rechnung
- erstelle eine neue Position "Anzahlung" oder "Teilzahlung gemäß ANG Nr. XY" mit dem entsprechenden Betrag

Eine Schlussrechnung erstellen Sie dann wie folgt:

- generiere eine weitere Rechnung aus dem Angebot/Auftrag
- belasse alle Positionen des Angebotes/Auftrages in der Rechnung
- erstelle eine zusätzliche Position "Anzahlung" oder "Teilzahlung von (DATUM DER TEILRECHNUNG)" ein mit dem entsprechenden MINUS Betrag aus der Teilrechnung

Was ist eine Proforma Rechnung?

Eine Proformarechnung ist eigentlich in dem Sinn keine echte Rechnung. Sie ist vielmehr ein Beleg, der den Empfänger jedoch nicht zu einer Zahlung auffordert. Die Proformarechnung kommt meistens bei Exportgeschäften mit nicht EU-Ländern zum Einsatz und ermöglicht es, kostenlos Ware zu einem Geschäftspartner zu senden. weitere Infos

Wo finde ich in AZURO  Proforma Rechnungen?

Da Proforma Rechnungen keine Zahlungen nach sich ziehen, haben wir sie komplett vom Rechnungsmodul getrennt. Wir haben diese vielmehr im Modul "Auftrag" eingegliedert.

Wie kann ich eine Proforma Rechnung erstellen?

Um eine Proformarechnung zu schreiben gehe bitte ins Modul "Auftrag" und erstelle einen neuen Auftrag. Klicke dann auf das Wort "Auftrag" neben der Auftragsnummer und wähle "Proforma Rechnung" aus dem Aufklappmenü. Proforma Rechnungen werden übrigens durch einen orangefarbenen Punkt in der Listenansicht gekennzeichnet.

Was ist eine XRechnung?

Eine XRechnung ist eine elektronisch lesbare Rechnung in einem speziellen Datenformat. Sie kommt vor allem bei öffentlichen Auftraggebern zum Einsatz. Lieferanten von Behörden sind seit 27. November 2020 verpflichtet, Rechnungen in Form einer XRechnung einzureichen.

Technisch gesehen handelt es sich bei der XRechnung um ein XML-basiertes semantisches Datenmodell. Sie ist die deutsche Anwendungsspezifikation des europäischen CEN-Datenmodells und damit der nationale Standard für die öffentliche Verwaltung.


Wie erstelle ich eine XRechnungen in AZURO?

In AZURO können XRechnungen einfach erstellt werden, indem eine bestehende Rechnung als XRechnung exportiert wird. Wählen Sie hierzu im Rechnungsmodul den Menübefehl "Ablage/Exportieren als XRechnung". AZURO erstellt dann eine XML Datei, die an den Rechnungsempfänger weiter geleitet werden kann.
 

Rechnung gemäß §13b UStG mit AZURO erstellen

Mit dem Rechnungsprogramm AZURO können ganz einfach Rechnungen nach §13b UStG erstellt werden. Entferne hierzu sämtliche MwSt. Sätze bei den Rechnungspositionen und weise im Schlusstext auf den Grund der Umsatzsteuerbefreiung nach §13b UStG hin.

Es empfiehlt sich, hierfür einen Textbaustein zu erstellen, den man bei Bedarf einfügen kann. Falls diese Regelung sämtliche Deiner Rechnungen betrifft kannst Du den Schlusstext auch in den Einstellungen entsprechend vorformulieren, so dass dieser Hinweis immer ganz automatisch auf einer neuen Rechnung erscheint.

Jede Adresse hat unter "WEITERE DATEN" ein eigenes Zahlungsziel hinterlegt. Dieses Zahlungsziel wird bei der Erstellung einer neuen Rechnung übernommen.

Die Zahlungsziel-Vorgabe, welches du in den EINSTELLUNGEN vornehmen kannst, dient wiederum als Vorgabe für alle neu angelegte Adressen. Deshalb wirkt sich eine Änderung dieser Vorgabe nicht auf bereits bestehende Adressen aus.

Bei einem Klick auf "Mahnliste" werden alle Rechnungen aufgerufen, deren Fälligkeitsdatum kleiner als heute ist. Beachte jedoch, dass zu der Fälligkeit jeweils die Kulanz-Tage hinzugezählt werden, die du in den "EINSTELLUNGEN" unter "VORGABEN" angegeben hast (standardmäßig 8 Tage)Ist eine Mahnung erfolgt, so werden wiederum weitere Kulanztage für die 2. und 3. Mahnung aus den "EINSTELLUNGEN" hinzuaddiert.

- Klicke auf "Mahnliste" um alle fälligen Rechnungen anzuzeigen.

- Klicke in die jeweilige Zeile der Rechnung, die du anmahnen möchtest (jedoch nicht auf das "gehe zu"-Symbol ganz links, da Sie sonst die Mahnliste wieder verlassen)

- Klicke oben rechts auf das Drucksymbol und wähle, ob du nur die ausgewählte Rechnung anmahnen willst oder ob du alle aufgerufenen Rechnungen anmahnen möchtest (Sammelmahnung).

- Du kannst die Mahnung nun noch einmal in der Seitenansicht kontrollieren und gelangst anschließend durch klicken auf "Fortsetzen" in den Druck-Dialog.

- Nach erfolgtem Druck erscheint die Meldung "Wurde die Mahnung korrekt gedruckt?". Wenn du diese mit "Ja" beantwortest wird die Mahnung auf der Seite "ZAHLUNG" eingetragen. Die Rechnung ist somit im Moment nicht mehr fällig (bis zum Ablauf der Kulanztage). Sollte dein Drucker die Mahnung nicht korrekt gedruckt haben (z.B. durch Papierstau, o.ä.), so beantworten Sie die Frage bitte mit "Nein".

Tipp: Eine eingetragene Mahnung auf der Seite "ZAHLUNG" kannst du auch jederzeit manuell entfernen. Hier kannst du auch individuell die Mahngebühren und die Bezeichnungen für die Zahlungsaufforderungen festlegen.

Du kannst im Feld "bereits bezahlt" zwar auch einen Teilbetrag eintragen, allerdings ist es nicht möglich, mehrere Zahlungseingänge zu erfassen.

Tipp: Du kannst dich damit behelfen, die Teilzahlungen unter "TEXTE" im Feld "Bemerkungen intern" zu notieren und die Summe der Teilbeträge als "bereits bezahlt " einzutragen.

Durch Klicken auf den Button "offen" (oben links) erhältst du eine Liste aller offenen und teilbezahlten Rechnungen– unabhängig von der Fälligkeit.

Rechnungsnummern müssen laut § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 UStG fortlaufend und einmalig sein. Daher solltest du diese Funktion nur mit Vorsicht verwenden, da sie nicht widerrufen werden kann!!!

Jeder macht einmal Fehler. Und damit diese Fehler nicht in Stress ausarten, haben wir die Möglichkeit offen gelassen, eine versehentlich erstellte Rechnung wieder zu löschen. Dies ist jedoch immer nur bei der zuletzt erstellten Rechnung möglich. Weiter zurück liegende Rechnungen können nicht mehr gelöscht, sondern lediglich durch eine Rechnungskorrektur buchhalterisch “neutralisiert” werden.

Um den Vorgaben der GoBD zu enstprechen, musst du beim Löschen der letzten Rechnung einen Grund angeben, damit später im Löschprotokoll nachvollzogen werden kann, warum die Rechnung gelöscht wurde.

Der Rechnungsnummernkreis wird beim Löschen der letzten Rechnung automatisch auf den letzten Wert zurück gesetzt, d.h. die nächste Rechnung erhält wieder die Nummer der gelöschten Rechnung, damit die Nummern witerhin fortlaufend sind.

Wiederkehrende Rechnung werden mit Hilfe der Wiedervorlageliste verwaltet.

1. Eine Wiedervorlage anlegen
Rufe die betreffende Rechnung aus und klicke unten rechts auf das Glocken-Symbol um in die Wiedervorlage-Liste zu gelangen. Lege mit dem Plus-Button oben rechts in der Wiedervorlageliste eine neue Wiedervorlage für das im Moment aufgerufene Dokument (sprich: deine Rechnung) an. Gebe ein Datum ein, an dem due wieder an diese Rechnung erinnert werden möchtest und mache dir gegebenenfalls Notizen zu dieser Wiedervorlage. Schließe dann die Wiedervorlage mit dem „zurück“ Button.

2. Die Rechnung am Stichtag erstellen
AZURO erinnert dich nun am Tag der Wiedervorlage dezent durch einen roten Punkt unten rechts daran, dass eine Wiedervorlage ansteht. Ebenso erscheint die Wiedervorlage auf deinem Dashboard als Aufgabe (sofern der Filter dort entsprechend eingestellt ist).
Klicke auf das Glockensymbol mit dem roten Punkt, um die Wiedervorlageliste einzublenden. Ändere dann zuerst das Datum der Wiedervorlage auf den nächsten Erinnerungstermin und rufe danach das Originaldokument mit einem Klick auf das Pfeilsymbol links neben der Wiedervorlage auf. Anschließend kannst du das Originaldokument per Button duplizieren.

Um AZURO Team mit mehreren Mitarbeitern zu benutzen müssen ein paar Einstellungen vorgenommen werden:

1. Port 5003 (auf Server und Clients) frei geben.
2. AZURO auf dem Server öffnen und Netzwerkfreigabe in FileMaker aktivieren.
3. Verbindung zwischen Client und Server herstellen.

Eine ausführliche Anleitung dazu findest du hier.