Proformarechnung –
Wie schreibe ich eine Proforma Rechnung?
Was ist eine Proformarechnung?
Eine Proformarechnung (siehe lateinisch pro forma, nur der Form halber) ist eigentlich in dem Sinn keine echte Rechnung. Sie ist vielmehr ein Beleg, der den Empfänger jedoch nicht zu einer Zahlung auffordert. Die Proformarechnung kommt meistens bei Exportgeschäften mit nicht EU-Ländern zum Einsatz und ermöglicht es, kostenlos Ware zu einem Geschäftspartner zu senden.
Wann benötigt man eine Proforma Rechnung?
Die Proformarechnung wird immer dann benötigt, wenn der Wert für die Lieferung von Waren dargelegt werden muss, aber noch keine Zahlungsaufforderung damit verbunden ist. Dies hat in der Regel steuerliche Gründe, z.B. bei Warenlieferungen in nicht EU-Ländern. Beispiele hierfür sind:
- Die Lieferung von Geschenken
- Die Lieferung von kostenlosen Ersatzteilen (z.B. innerhalb der Garantiezeit)
- Die Lieferungen von Waren, die nicht zum Wiederverkauf bestimmt sind
- Die Lieferung gegen Vorkasse
- Die Lieferung von kostenlosen Produktmustern
Eine Proformarechnung kommt also bei Auslandsgeschäften zum Einsatz, bei denen kostenlos Ware an den Empfänger geliefert werden. Für diese Lieferungen wird somit kein Zoll fällig, da der Zoll nur den tatsächlich gezahlten Preis als Basis heran zieht.
Was muss bei Proforma Rechnungen beachtet werden?
Eine Proformarechnung dient nur als Beleg für Waren, die keinen Handelswert besitzen Beispiele (s.o.). Daher kann die Proforma Rechnung nicht die normale Rechnung, die als Zahlungsaufforderung gilt, ersetzen. Sie ermöglicht lediglich die kostenlose Lieferung von Waren. Die Proformarechnung muss der Warensendung beiliegen, um den Wert der Ware zu deklarieren. Dies ist wichtig für die Zollabwicklung, damit keine Zollabgaben fällog werden.
Proformarechnung als Eigenbeleg
In der Buchhaltung gilt die Proformarechnung als die debitorische und kreditorische Rechnungsabgrenzung. Das heißt, mittels der Proformarechnung kann eine Rechnung ersetzt werden, die noch nicht als Beleg vorliegt.
Wenn also beispielsweise am Jahresende bereits bekannt ist, dass Sie eine Rechnung über eine bestimmte Leistung erhalten werden, deren Betrag bereits fest steht, dann kann vorab eine Proformarechnung erstellt werden, um den Aufwand zu buchen. Die Proformarechnung hat in diesem Fall dieselbe Aufgabe wie ein Eigenbeleg.
Wichtig: die Proformarechnung muss später durch die Originalrechnung ersetzt werden.
Wie erstelle ich eine Proforma Rechnung in AZURO?
Da Proforma Rechnungen keine Zahlungen nach sich ziehen, haben wir sie komplett vom Rechnungsmodul getrennt. Wir haben diese vielmehr im Modul "Auftrag" eingegliedert.
Um eine Proformarechnung zu schreiben gehen Sie bitte ins Modul "Auftrag" und erstellen Sie einen neuen Auftrag. Klicken Sie dann auf das Wort "Auftrag" neben der Auftragsnummer und wählen Sie "Proforma Rechnung" aus dem Aufklappmenü. Proforma Rechnungen werden übrigens durch einen orangefarbenen Punkt in der Listenansicht gekennzeichnet.