Unterschied XRechnung / E-Rechnung

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine digital erstellte Rechnung, die von entsprechenden Programmen automatisch eingelesen werden kann. Die E-Rechnung ist also nichts anderes als eine Datei, die elektronisch versendet werden kann und alle relevanten Daten einer Rechnung enthält.

Ist ein PDF also automatisch auch eine E-Rechnung? Das kommt darauf an. Ein reines PDF ist normalerweise nicht zum Einlesen in elektronische Systeme vorgesehen und somit keine E-Rechnung, auch wenn sie elektronisch erstellt wurde. Es gibt jedoch spezielle PDFs im Format ZUGFeRD, welche zusätzlich zum menschlich lesbaren Teil noch eine elektronisch lesbare Version der Rechnung enthalten. Diese entsprechen der Definition einer E-Rechnung.

Grundsätzlich gibt es zwei Arten bzw. Formate von E-Rechnungen:

XRechnung
ZUGFeRD

Was ist eine XRechnung?

Eine XRechnung ist eine Form der elektronisch lesbares Rechnung (E-Rechnung), welche in Deutschland zum Einsatz kommt.

In der Praxis gebräuchlich sind zwei verschiedene Standards von elektronischen Rechnungen:

XRechnungen, die nur aus dem reinen XML Text bestehen
ZUGFeRD-Rechnungen, die aus einem PDF mit integriertem XML-Teil bestehen.

Letztere sind für das menschliche Auge besser lesbar, bergen jedoch die Gefahr, dass sich PDF und XML-Teil inhaltlich voneinander unterscheiden.

Technisch gesehen handelt es sich bei der XRechnung also um eine reine Textdatei mit XML-basiertem semantischem Datenmodell. Sie ist die deutsche Lösung für die Vorgaben der EU-Richtlinie EN 16931.

XRechnung Rechnungsprogramm Rechnungssoftware

Wer ist von der XRechnung betroffen?

Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern sind bereits seit 27. November 2020 verpflichtet, Rechnungen in Form einer XRechnung einzureichen. Ab dem 1. Januar 2025 müssen grundsätzlich alle Unternehmen (auch Kleinunternehmer) in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Dies wurde im sog. Wachstumschancengesetz festgelegt. Der Versand von E-Rechnungen wird ab dem 1. Januar 2025 ebenfalls für alle Unternehmen zur Pflicht, allerdings wird es Übergangsregelungen geben:

Übergangsregelung

ab 2025

Ab dem 1. Januar 2025 soll der Vorrang der Papierrechnung entfallen und jedes Unternehmen kann E-Rechnungen ausstellen. Bis 31. Dezember 2026 können jedoch weiterhin Papierrechnungen versendet werden. Andere elektronische Formate (PDF etc.) dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden. Das bedeutet im Klartext: E-Rechnungen können, müssen aber noch nicht zwingend ausgestellt werden, es sei denn, der Kunde besteht auf eine E-Rechnung.

ab 2027

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Eurokönnen noch bis zum 31. Dezember 2027 sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) ausstellen. Vereinfacht gesagt müssen also ab 2027 Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800.000 Euro zwingend E-Rechnungen versenden.

ab 2028

Ab dem 1. Januar 2028 müssen dann alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Der aktuelle Stand ist, dass das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange-Verfahren) auch über 2028 hinaus weiter genutzt werden kann. Voraussetzung dafür ist, dass ab dem 1. Januar 2028 aus der EDI-Rechnung ein Meldedatensatz gemäß dem Umsatzsteuergesetz korrekt und vollständig extrahiert werden kann.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Die E-Rechnungspflicht soll nicht für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sowie Fahrausweise gelten. (Quelle: IHK Frankfurt)

Begriffserklärungen

Häufig tauchen im Zusammenhang mit XRechnung, ZUGFeRD und elektronischen Rechnungen verschiedene Begriffe auf. Hier eine Definition der wichtigsten

EN 16931

Europäische Norm, die definiert, wie eine elektronische (Kern-)Rechnung in der EU aussehen muss.

XRechnung

Der Standard XRechnung ist die nationale Ausgestaltung der Europäischen Norm EN 16931, eine sogenannte Core Invoice Usage Specification (CIUS - siehe unten). Diese enthält lokale Vorgaben innerhalb des vorgegebenen Rahmens der EN 16931

CIUS (Core Invoice Usage Specification)

CIUS sind länder- oder branchenspezifische Erweiterungen für die europäische Norm EN16931, welche nur die Anforderungen für die Kernrechnung darstellt. Beispiele für Erweiterungen: Lieferantennummer, Bestellnummer oder die Kostenstelle.  Es gibt verschiedene CIUS, z.B. die PEPPOL CIUS

Peppol  (Pan-European Public Procurement On-Line)

Peppol ist ein offenes, grenzüberschreitendes Netzwerk – keine Plattform! Über eine einzige Verbindung erlaubt Peppol mit allen im Peppol-Netzwerk registrierten Partnern den Austausch von elektronischen Beschaffungsdokumenten. Verwendet wird die Syntax UBL.
(Ursprünglich PEPPOL, jetzt Peppol)
Seit 1.10.2023 müssen alle öffentlichen Auftrageber Peppol unterstützen

UBL (Universal Business Language)

Einer von 2 möglichen Syntax-Standards der XRechnung.
Der Standard ISO/IEC 19845 beschreibt den offener Syntax-Standard der von OASIS gepflegt wird.
UBL können z.B. Rechnungen, Bestellungen oder Preislisten sein (65 versch. Dokumente)

Beispiel:
<cac:OrderReference> <cbc:ID>!BESTELLUNG_NUMMER</cbc:ID> </cac:OrderReference>

CII  (Cross Industrie Invoice)

Neben UBL (s.o.) der zweite Syntax, nach dem das XML aufgebaut sein kann.
CII wird von der Organisation UNECE3 (United Nations Economic Commission for Europe) verwaltet XRechnung unterstützt UBL und CII. ZUGFeRD unterstützt nur CII.
CII nur für Rechnungen,

Beispiel: 
<ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter> <ram:ID>urn:cen.eu:en16931:2017</ram:ID> </ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter> 

OASIS

Non-profit Organisation, die sie Syntax UBL der X-Rechnung pflegt.

ZUGFeRD

(Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland)
ist ein einheitliches Datenformat für elektronische Rechnungen (seit 2017), das aus PDF mit eingebettetem XML-Teil besteht. Durch PDF/A-3 wird die Unveränderbarkeit der Daten sichergestellt.

XRechnungen schreiben mit AZURO

In AZURO können XRechnungen seit Version 7 einfach erstellt werden, indem eine bestehende Rechnung als XRechnung exportiert wird. AZURO erstellt dann eine XML Datei, die an den Rechnungsempfänger weiter geleitet werden kann.

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