Zahlungserinnerung

Zahlungserinnerungen, Zahlungsaufforderungen oder Mahnungen werden oft Synonym verwendet. Der zugrunde liegende Sachverhalt ist immer derselbe: Der Kunde hat eine Rechnung nicht rechtzeitig, das heißt im Rahmen des Fälligkeitstermins bezahlt. Nun wird er durch ein Schreiben zur Zahlung des offenen Betrages gebeten oder aufgefordert.

Nicht immer kann man von einer bösartigen Absicht des Kunden ausgehen. Möglicherweise hat der Kunde die Rechnung übersehen, vergessen oder sie ist im Spam-Ordner gelandet. Daher empfiehlt es sich freundlich, aber bestimmt an die offene Zahlung zu erinnern. Doch was unterscheidet eigentlich eine Mahnung von einer Zahlungserinnerung? Um dies zu klären schauen wir uns Zahlungserinnerung und Mahnung einmal genauer an:

Was ist eine Zahlungserinnerung?

Die Zahlungserinnerung ist ein Schreiben, das den Schuldner an einen offenen Rechnungsbetrag erinnert. Sie wird auch auch Zahlungsaufforderung genannt. In der Zahlungserinnerung sollte grundsätzlich ein freundlicher Ton vorherrschen, denn zumeist handelt der Kunde nicht in böser Absicht, sondern die Rechnung ist schlicht und ergreifend im Arbeitsalltag untergegangen.

In einer Zahlungserinnerung wird daher in der Regel auch keine Mahngebühr verlangt, obwohl dies rechtlich bereits möglich wäre. Schließlich will man den Kunden ja noch länger behalten und es sich nicht gleich mit der ersten Zahlungserinnerung verscherzen. Erst bei der zweiten oder dritten Zahlungserinnerung wird der Ton in der Regel schärfer und auf die Folgen der Nichtzahlung hingewiesen.

Was ist eine Mahnung?

Eine Mahnung ist dann der nächste Schritt. Die Mahnung enthält idealerweise die eindeutige Aufforderung, den offenen Rechnungsbetrag zu bezahlen, sowie eine Frist, in der die Zahlung erfolgen muss. Im Gegensatz zur Zahlungserinnerung werden bei Mahnungen in der Regel Mahngebühren verlangt, was bei Zahlungserinnerungen nicht der Fall ist. Gesetzlichen Vorschriften, wie hoch die Mahngebühren sein dürfen, gibt es nicht. Allerdings müssen diese natürlich angemessen sein. Üblicherweise betragen diese zwischen 5 bis 10 Euro. Damit sollen eigene Ausgaben, wie z.B. Porto oder Bearbeitungsaufwand abgedeckt sein. Die Mahngebühren werden in der Regel von Mahnung zu Mahnung höher, auch um dem Schuldner die Dringlichkeit zu unterstreichen.



Eine Zahlungserinnerung ist demnach also nicht gleichzusetzen mit einer Mahnung. Denn eine Zahlungsaufforderung hat für den Schuldner erst einmal keine rechtlichen Folgen. Zudem darf eine Zahlungserinnerung noch keine Mahngebühren oder Verzugszinsen enthalten. Reagiert der Kunde jedoch auch auf die Mahnungen nicht und lässt den Zahlungstermin erneut verstreichen, so kann das Geld eingeklagt werden.

Vereinfacht gesagt: In der Zahlungserinnerung wird lediglich um Begleichung der Rechnung in der ausstehenden Höhe gebeten. In der Mahnung drohen bereits rechtliche Konsequenzen und es entstehen Folgekosten in Höhe der Mahngebühren.

Wann sollte man eine Zahlungserinnerung schreiben?

Rechtlich gesehen besteht keine Verpflichtung zu einer Zahlungserinnerung. Theoretisch könnte also auch direkt eine Mahnung mit Mahngebühren und Verzugszinsen geschickt werden.

Je nach Beziehung zu Ihrem Kunden kann es unter Umständen ratsam sein, den Schuldner erst einmal telefonisch zu kontaktieren, um ihn auf die offene Forderung aufmerksam zu machen. Dies wird meist besser aufgenommen, als eine Zahlungserinnerung per Brief oder E-Mail. Der Vorteil: Sie können dadurch schneller klären, warum die Rechnung nicht bezahlt wurde. Zudem ist ein klärendes Gespräch oft wirksamer, da die Kommunikation persönliche statt findet, anstatt nur schriftlich. Die persönliche Kontaktaufnahme ist somit nicht nur serviceorientierter sondern verleiht gleichzeitig mehr Nachdruck.

Der Nachteil der telefonischen Zahlungserinnerung ist jedoch, dass sie später nicht nachgewiesen werden kann. Sollte also ein paar Tage nach dem Telefonat noch immer kein Geld auf dem Konto eingegangen sein, so sollte spätestens dann eine Zahlungserinnerung geschickt werden oder aber direkt eine Mahnung geschrieben werden.

Nach welcher Frist kann man eine Zahlungserinnerung schicken?

Eine Zahlungsaufforderung kann dann erfolgen, wenn das festgesetzte Zahlungsziel überschritten wurde. Üblich sind in der Praxis 10 bis 14 Tage ab Rechnungsdatum. Da Überweisungen aber mitunter etwas länger dauern können empfiehlt es sich, 2 bis 3 Tage länger zu warten, bevor die Zahlungserinnerung an den Kunden raus geht, um Überschneidungen zu vermeiden.

Welche Angaben gehören in eine Zahlungserinnerung?

Voraussetzung für eine erfolgreiche Zahlungserinnerung ist ein freundlichen Umgangston. Manche Unternehmen versuchen es sogar mit Humor, um zu zeigen dass das Ganze noch nicht so ernst zu sehen ist. Allerdings sollte man das Ziel, nämlich den Geldeingang dabei nicht aus den Augen verlieren und unmissverständlich klar machen, dass es um die Bezahlung der offenen Forderung geht. Darüber hinaus sind folgende Angaben hilfreich, um schneller an sein Geld zu kommen:

• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Fälligkeitsdatum
• offener Rechnungsbetrag
• Hinweis auf den fehlenden Zahlungseingang
• ggf. Kundennummer

Sinnvoll ist es, der Zahlungserinnerung auch eine Kopie der Originalrechnung beizufügen, damit der Kunde die Zahlungserinnerung nachvollziehen kann. Möglicherweise hat der Kunde die Rechnung ja auch noch gar nicht erhalten oder verloren.

 

Welche Frist sollte in der Zahlungserinnerung gesetzt werden?

Im Grunde ist es Ihre Entscheidung, welche Frist Sie dem Kunden für die Bezahlung geben. Eine Frist von einem Tag wäre natürlich nicht angemessen, da alleine die Überweisung von einem Bankkonto auf ein anderes länger als einen Tag dauern kann. Ein zu lange Frist sollte jedoch auch nicht angesetzt werden, weil sich der Kunde sonst möglicherweise zu lange Zeit lässt und den Vorgang vielleicht erneut vergisst. Eine Frist von 5-7 Tage hat sich daher als praktikabel erwiesen.

Wie soll eine Zahlungserinnerung formuliert werden?

Ob Sie das Schreiben Zahlungserinnerung oder Zahlungsaufforderung nennen bleibt Ihnen überlassen. Die eigentliche Aufforderung zur Begleichung könnte z.B. so aussehen:

"Sicherlich haben Sie die Bezahlung folgender Rechnung(en) nur übersehen. Wir erlauben uns daher, Sie daran zu erinnern. Sollten Sie den Betrag in der Zwischenzeit bereits beglichen haben, so betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos."
"Wir verstehen, dass man eine Rechnung gerne einmal übersieht. Deshalb möchten wir Sie daran erinnern, den offenen Betrag zu begleichen."

Wie soll eine Mahnung formuliert werden?

Eine Mahnung sollte etwas bestimmter im Ton sein, jedoch weiterhin freundlich und sachlich, z.B. so:

"Leider konnten wir bislang für folgende Rechnung(en) keinen Zahlungseingang verbuchen. Bitte begleichen Sie die Rechnungen innerhalb der nächsten 5 Tage."
"leider konnten wir für folgende Rechnung(en) trotz mehrmaliger Aufforderung noch keinen Zahlungseingang verbuchen. Wir fordern Sie daher letztmalig auf, den offenen Betrag innerhalb der nächsten 5 Arbeitstage zu überweisen. Andernfalls werden wir die Angelegenheit an unser Inkassobüro weiterleiten, womit weitere Kosten für Sie entstehen."

Wie verschicke ich die Zahlungserinnerung?

Eine Mahnung bzw. eine Zahlungserinnerung kann man entweder per E-Mail oder als als Brief verschicken. Eine Zahlungserinnerungen per E-Mail ist natürlich weitaus günstiger und schneller. In besonderen Fällen kann es jedoch auch ratsam sein, den Brief per Einschreiben zu verschicken, um später nachweisen zu können, dass das Schreiben zugestellt wurde. Wer auf Nummer sicher gehen will macht beides: Brief und E-Mail.

Zahlungserinnerung und Mahnung in AZURO

 

In AZURO werden offene Rechnungen automatisch im Reiter "Mahnung" angezeigt, sobald diese fällig sind. Falls eine offene Rechnung dort nicht angezeigt wird ist sie entweder noch nicht fällig, oder die Kulanztage sind noch nicht vorüber, die Sie in den Einstellungen unter "Vorgaben" festgelegt haben.

Um eine Mahnung oder Zahlungserinnerung zu drucken klicken Sie einfach in die jeweilige Zeile der Mahnungsliste und anschließend auf "drucken".