Fakturierung

Der Begriff Fakturierung umfasst im Rechnungswesen den gesamten Prozess der Rechnungsstellung. Dazu gehört nicht nur das eigentliche Erstellen einer Rechnung, sondern auch die Buchführung, unter anderem zum Beispiel die Buchung des Geschäftsfalles auf das korrekte Konto. Die Fakturierung umfasst auch beispielsweise das Erstellen von Gutschriften. Wie auch das Mahnwesen und die Debitorenbuchhaltung gehört die Fakturierung dem Bereich des Forderungsmanagements innerhalb an, da sie sicherstellt, dass das Unternehmen für eine Leistung auch Geld erhält.

Das Wort "Fakturierung" stammt vom lateinischen Wort "faktura" (= Rechnung) ab. Der Begriff Faktura hat heute jedoch eine eigene Bedeutung und sollte nicht mit Faktuierung verwechselt werden.

Welche Daten gehören in die Fakturierung?

Der wichtigste Teil der Fakturierung ist zweifelsohne eine vollständige Rechnung. Um diese gesetzlich gültig zu erstellen, müssen folgende Pflichtangaben zwingend hinein:

• Name und Anschrift des Unternehmens und des Empfängers
• Steuernummer des Unternehmens
• Datum der Rechnung und Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung
• fortlaufende Rechnungsnummer
• Konkrete Bezeichnung der Ware oder Leistung (Anzahl, Stückpreis etc.)
• Entgelt nach Steuersätzen
• Steuersatz je Ware oder Leistung

Eine vollständige Rechnung benötigt den Namen und die Anschrift desjenigen, der die Rechnung stellt sowie dessen, der die Leistung erhält. Weiterhin sollte die erbrachte Leistung im Detail aufgeführt werden, bei Warenlieferungen beinhaltet das Angaben zur Stückzahl und dem Stückpreis (Nettopreis). Nach Aufschlüsserlung des Umsatzsteuerbeitrags und des Steuersatz muss der Bruttobetrag auf der Rechnung vermerkt werden. Weiterhin sind die Steuernummer des Unternehmens, eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Datum der Austellung und Lieferung der Leistung aufzuführen. Nur dann erfüllt die Rechnung im Zuge der Fakturierung die gesetzlichen Vorschriften nach Handels- und Steuerrecht.

Was passiert bei einer unvollständigen Rechnung?

Fehlt beispielsweise die Umsatzsteuer auf der Rechnung, so kann das Unternehmen, welches die Rechnung ausstellte, die Umsatzsteuer auf den Rechnungsbetrag nicht geltend machen. Auch kann der Anspruch auf Vorsteuersteuerabzug verfallen, wenn die Rechnung fehlerhaft ist.

Um solche und ähnliche Fehler zu vermeiden, verwenden viele Unternehmen jeder Größe moderne Rechnungsprogramme wie AZURO Office. So wird der komplizierte Prozess der Fakturierung auf nur wenige Klicks reduziert, was kostbare Zeit und Nerven schont.

Vorfakturierung und Nachfakturierung - was ist das?

Der Vorgang der Fakturierung kann auf zwei Wegen erfolgen, Vorfakturierung oder Nachfakturierung. Doch was ist der Unterschied?

Bei der Vorfakturierung wird die Rechnung erstellt, bevor die Leistung erbracht wird oder die Warenlieferung erfolgt. In den meisten Fällen des alltäglichen Handels ist die Vorfakturierung üblich. Der Empänger erhält die Rechnung also, bevor er die Ware erhält. Gerade beim Warenversand ist diese Art der Faktuierung für Unternehmen praktisch, da die Rechnung der Packabteilung gleich als Checkliste dafür dient, welche Artikel genau versandt werden müssen. Die Rechnung wird dann üblicherweise gleich an den Empfänger mitgeschickt.

Die Nachfakturierung findet seltener Verwendung. Sie wird vor allem bei Großaufträgen angewandt, die sehr zeit- und kostenintensiv sind. Die Rechnung wird dabei erst erstellt, nachdem die Leistung erbracht oder die Waren an den Empfänger geliefert wurde. Gerade bei langfristigen Aufträgen kann es leicht zu zusätzlichen Kosten oder Planänderungen kommen, die bei einer Vorfakturierung nicht berücksichtigt werden könnten. Um zu vermeiden, zwei Rechnung erstellen zu müssen, geht das Unternehmen in Vorleistung, um dann anch Abschluss der Leistungserbringung die Rechnung zu erstellen. Die Nachfakturierung ist beispielsweise in Bauunternehmen üblich. Ist ein Auftrag besonders kosten- oder zeitintensiv, so kann in Ausnahmefällen eine Zahlung per Abschlagsrechnung erfolgen.

Welche Fristen sind zu beachten?

Für Privatkunden existieren keine Fristen für die Rechnungserstellung. Die Fakturierung kann jederzeit erfolgen. Für Unternehmen innerhalb Deutschlands muss die Fakturierung innerhalb von 6 Monaten nach Erbringung der Leistung erfolgen. Bei Unternehmen innerhalb der EU bleiben maximal 15 Monate, um die Rechnung zu erstellen.