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Die Begriffe "Rechnung" und "Faktura" werden gerne synonym verwendet. Dies ist jedoch nicht ganz richtig. Tatsächlich handelt es sich bei Faktura jedoch um einen Oberbegriff, der neben Rechnungen noch weitere Dokumente des Rechnungsprozesses umfasst. Welche genau das sind und wie die Fakturierung abläuft, erfahren Sie hier.

Was ist eine Faktura?

Grundsätzlich kann man eine Rechnung als Faktura bezeichnen. Im allgemeinen Sprachgebrauch ist das auch üblich, vor allem in der Schweiz und in Österreich. Genau genommen zählen jedoch noch die Quittungen und mögliche Eigenbelege zur Faktura. Faktura sind demnach allesamt gültige Dokumente, die den Käufer über das fällige Entgelt im Zuge eines Kaufvertrags informieren. Hier nochmals zusammengefasst: typische Unterformen der Faktura sind

• Rechnungen
• Quittungen
• Eigenbelege

Diese drei Dokumente unterscheiden sich inhaltlich, obwohl sie alle im Zuge der Rechnungslegung einen Auftrag belegen. Doch wie genau sehen die Unterschiede aus?

Was ist eine Rechnung?

Rechnungen geben Auskunft darüber, welche Leistungen oder Waren vom Unternehmen zu welchem Preis an den Empfänger verkauft wurden. Zusätzlich werden auf einer Rechnung noch die Mehrwertsteuer und sonstige Kosten aufgeführt. Folgende Informationen müssen auf eine Rechnung, um sie vollständg zu machen:

• Name und Anschrift des Unternehmens
• Name und Anschrift des Kunden, ggf. Kundennummer
• Datum und Rechnungsnummer
• Genaue Bezeichnung der Ware oder Leistung (Stückzahl und -preis etc.)
• Betrag in Netto- und Bruttobetrag und Umsatzsteuer
• Frist für die Zahlung
• Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Bankverbindung des Unternehmens

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Was ist eine Quittung?

Eine Quittung widerum bestätigt, dass eine bestimmte Leistung empfangen wurde, meistens eine Zahlung. Es ist jedoch egal, um welche Art der Leistung es sich handelt, der Ausführende kann vom Empfänger immer eine Quittung verlangen, um den Empfang einer Ware oder Leistung zu belegen. Dazu verpflichtet §368 im Bürgerlichen Gesetzbuch. Meist wird eine Quittung im Falle einer Barzahlung ausgestellt, da bei Bargeld anders als Überweisungen kein automatischer Zahlungsnachweis existiert. Auf einer Quittung sind folgende Daten zwingend erforderlich:

• Nachname des Quittungsempfängers
• Ausstellungsdatum und -ort
• Produktart bzw. Art der Dienstleitung sowie Menge
• Steuerbetrag
• Steuersatz
• Bruttopreis in Zahl und Wort

Eigenbelege

Wurde die Rechnung oder Quittung nicht ausgestellt oder ist verloren gegangen, so kann ein Eigenbeleg als Ersatz dienen. So kann die steuerliche Abzugsfähigkeit vom Finanzamt trotz fehlendem ursprünglichen Beleg anerkannt werden. Generell gilt es jedoch, wenn möglich eine verlorene Rechnung noch einmal ausstellen zu lassen, bevor man als letzten Ausweg einen selbstgeschriebenen Ersatzbeleg anfertigt. Denn unter anderem muss ein Eigenbeleg aufführen, warum kein Originaldokument vorliegt. Außerdem müssen fogende Daten auf einen Eigenbeleg:

• Höhe der bezahlten Summe
• Art der bezahlten Leistung oder Ware
• Datum der Zahlung
• Empfänger der Zahlung
• Unterschift des Ausstellers

Zwar kennt das Finanzamt vollständige Eigenbelege problemlos an, sie sollten jedoch sie Ausnahme darstellen. Bei zu vielen Eigenbelegen kann die Genauigkeit der gesamten Buchhaltung des Unternehmens in Frage gestellt werden. Ein weiterer Nachteil des Eigenbelegs ist, dass darauf keine Vorsteuer geltend gemacht werden kann, da es sich dabei nicht um ein ordnungsgemäßes Originaldokument handelt. Es lohnt sich also in jedem Fall, zu jeder Transaktion einen Originalbeleg anzulegen.

Fakturierung - was ist das?

Nun wissen sie die drei typischen Unterformen der Faktura zu unterscheiden. Im gleichen Kontext begegnet man aber auch häufig dem Begriff Fakturierung. Was steckt dahinter?

Als Fakturierung bezeichnet man den gesamten Rechnungsprozess. Dieser gliedert sich auf in die Ausstellung einer Rechnung sowie ihre korrekte Verbuchung. Auch das Anlegen einer Gutschrift zählt beispielsweise zu Fakturierung hinzu sowie das Ausstellen von Mahnungen und Zahlungserinnerungen. Grundsätzlich wird der Fakturierungsprozess in Vor- und Nachfakturierung untergliedert.